agenda para consultório

O aumento da produtividade na clínica odontológica passa pela organização da agenda para consultório. Uma agenda desorganizada afasta e desagrada pacientes, que ou esperam demais pelo atendimento ou não conseguem vagas.

A agenda de consultório tem o papel de ajudar no trabalho da secretária e do dentista para que eles consigam gerenciar o tempo das consultas, encaixar pacientes entre um atendimento e outro, confirmar presenças com antecedência e evitar faltas.

A agenda, apesar de permitir todas essas funcionalidades, quando mal administrada, é um ponto negativo para o seu negócio.

Uma sugestão que ajuda na administração dos horários é ter uma agenda on-line, assim todos podem ter acesso à grade de agendamentos. Quer mais dicas para organizar a agenda? Continue lendo!

1. Prefira uma agenda eletrônica

Fazer o controle da agenda impressa é mais complicado e é por isso que ela está caindo em desuso. A solução para otimizar tempo e para que não haja desencontro de informações é usar uma agenda eletrônica, que possa ser compartilhada por dentistas e secretárias.

Há opções pagas e gratuitas. A maioria dos softwares para gerenciamento de consultórios é bem completa e tem uma agenda incorporada, além de permitir a administração financeira da clínica e de prontuários.

Dependendo da versão do software, há agendas por cirurgião, cadeiras ou consultórios e que gerenciam e registram o tempo, desde o momento em que o paciente chegou na recepção até a consulta.

A agenda on-line leva vantagem porque você pode acessar de onde estiver, já que os dados são armazenados na nuvem.

O Google Agenda é uma versão gratuita e fácil de usar. Compromissos podem ser visualizados e editados tanto na versão para desktop quanto para smartphone. Se você trabalha em uma clínica com mais dentistas é possível sincronizar as agendas, além de separar em tags coloridas os compromissos pessoais e profissionais e inserir lembretes.

Independentemente da ferramenta utilizada, é importante que ela seja a única para toda a clínica para que os compromissos sejam anotados em um lugar só.

agenda para consultório

Foto: rawpixel

2. Equilibre a agenda

O gerenciamento da agenda de consultório busca o equilíbrio entre ociosidade e horários lotados.

A primeira consulta de um paciente costuma ser demorada, até porque o dentista ainda não conhece o cliente e precisa extrair o máximo de informações possíveis sobre o problema, além de perguntar sobre histórico familiar, problemas de saúde, queixas, fazer o preenchimento do prontuário e, em alguns casos, realizar exames no próprio consultório, como radiografias.

Já as consultas de rotina e de manutenção tendem a ser mais rápidas – 30 minutos ou menos –, assim como os retornos, que é quando o paciente volta à clínica para entregar um exame ou para o dentista verificar como ficou a cicatrização, fazer retoques ou conferir o resultado do clareamento dental.

Se você conseguir equilibrar clientes novos e antigos poderá fazer encaixes durante os intervalos dessas consultas, atender emergências e tirar pacientes da lista de espera.

3. Faça um intervalo de segurança entre consultas

Um atendimento odontológico nem sempre é previsível. Uma consulta ou um procedimento pode demorar mais do que o previsto, complicar a organização da agenda e atrapalhar o fluxo de atendimento.

O resultado disso é que os pacientes podem esperar além do que foi calculado. É por isso que o dentista precisa ter um intervalo de segurança entre as consultas: 10 minutos é suficiente. Esse tempo também pode ser utilizado para que o profissional se prepare para o próximo atendimento.

4. Preze pela pontualidade

Seja pontual para atender os pacientes e peça para que os funcionários também ajam assim para o total funcionamento da clínica. A pontualidade vai além de manter a agenda de consultório organizada.

O atraso na entrega de produtos por um fornecedor, por exemplo, pode comprometer uma consulta ou a realização de um procedimento agendado. Os mesmos problemas podem acontecer se o protético atrasar a entrega do material.

A pontualidade tem tudo para agregar valor ao serviço que a sua clínica oferece, sem contar que é um fator importante para fidelizar clientes e melhorar o ambiente profissional.

agenda para consultório

A pontualidade no atendimento dos pacientes incorpora valor ao serviço prestado.

5. Confirme se o paciente vai comparecer

Crie uma rotina para que a secretária confirme consultas e procedimentos com pelo menos um dia de antecedência. Ela deve entrar em contato com os pacientes para saber se poderão ou não comparecer ao consultório no dia e horário marcado.

Alguns softwares de gerenciamento de consultórios odontológicos fazem isso automaticamente e disparam um SMS na véspera para todos os pacientes agendados, que respondem para o número com um “sim” ou “não”.

Fazer essa confirmação antecipadamente contribui para reduzir o índice de faltas no consultório. Você pode mandar o lembrete por SMS, por WhatsApp ou fazer um telefonema. Para que esse contato seja possível, é essencial manter atualizadas as fichas cadastrais dos pacientes.

Quando o dentista sabe que haverá um horário vago com antecedência, ele consegue reorganizar a agenda, adiantar alguns pacientes ou ligar para aqueles que estão na lista de espera.

6. Conheça seus pacientes

Observe como os seus pacientes se comportam nas consultas, especialmente os antigos, que já estão fidelizados.

Veja os perfis: quais chegam atrasados, se gostam de puxar conversa nas consultas, se preferem um atendimento objetivo, quais chegam ao consultório com antecedência.

Assim, você consegue otimizar os horários de acordo com o perfil de cada paciente.

7. Sala de espera

Tenha uma sala de espera acolhedora e que, de alguma forma, consiga eliminar – ou pelo menos amenizar – a ansiedade dos pacientes nesse período que antecede a consulta.

É importante que o espaço seja confortável, tenha poltronas ou cadeiras em número suficiente e que os clientes tenham uma recepção amigável. Disponibilize wi-fi gratuito e ofereça água, café ou chá enquanto aguardam. Humanize a decoração da clínica.

O conceito da sala de espera é ainda mais importante em uma clínica dentária pediátrica. A recepção deve ser construída para ter um conceito lúdico. O ambiente precisa passar segurança para a criança e em nada deve lembrar uma área hospitalar.

A sala de espera pode ter paredes coloridas, brinquedos, cantinho de atividades, pufes, papel para desenhar, canetinhas, giz de cera e lápis de cor. Tudo isso vai distrair a criança enquanto aguarda pelo encontro com o dentista.

A organização da agenda de dentista é um dos passos para o bom funcionamento do consultório. Acompanhe os posts da série “Minha clínica” e saiba mais sobre marketing, organização, estrutura e gerenciamento de clínicas odontológicas.

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