Toda crise possui 3 elementos: uma solução, um prazo de validade e uma lição para sua vida. Pensando nisso, a Doctor SA elaborou 22 ações de gestão simples e que podem ser empregadas sem dificuldade para poder gerir seu consultório durante esse período.
Continue a leitura e descubra estratégias financeiras, de gestão de pessoas, administrativo-operacionais e de marketing!
Estratégias financeiras
Nosso diretor especialista em gestão, economia e finanças, Célio Belmonte sempre diz que: “A informação é o melhor meio para a melhor tomada de decisão”. Então traga informações precisas para conseguir, posteriormente, elencar as prioridades financeiras.
1. Separe todas as suas contas a pagar em: custos fixos, custos variáveis,
investimentos, impostos e despesas gerais, pesquise sobre “OBZ – Orçamento Base Zero”;
2. Classifique-os em ordem de prioridade cada conta a pagar, da mais prioritária (da mais importante) para a menos prioritária, utilize a técnica do OBZ;
3. Renegocie contratos de custos fixos como aluguéis, telefones, internet e
leia cláusulas de contratos para saber se há alguma cobertura de seguro em cada contrato;
4. Para os custos variáveis: suspenda temporariamente as compras de insumos, materiais de consumo que não tenha recebido ainda;
5. Postergue os pagamentos de impostos/encargos permitidos por MP – Medida Provisória, que poderão ser pagos em outubro, novembro e dezembro;
6. Caso você possua financiamento, renegocie prazos, valores, verifique se está coberto por algum seguro. Se precisar, procure por linhas de crédito como BNDES e Proger.
Estratégias para gestão de pessoas
A equipe é a força motriz da empresa, sem ela, a empresa não existe, evite ao máximo fazer demissões. Existem diversas formas de se manter a equipe neste período delicado de diminuição da receita.
7. Para colaboradores terceirizados, contratados via Pessoa Jurídica – PJ, avalie a redução temporária dos valores para que não prejudique seu caixa e para que os mesmos não fiquem totalmente desamparados, busque o equilíbrio financeiro para ambos os lados;
8. Para colaboradores celetistas (com carteira assinada), acompanhe diariamente as Medidas Provisórias – MPs emitidas pelo governo para a manutenção de empregos e renda, como a redução de jornada de trabalho e de salários, o que for aprovado, e consulte seu contador;
9. Antecipe as férias, pois já foi autorizado o diferimento do adicional de 1/3 de férias para pagamento até 20/12; Antecipe feriados ou as férias (mínimo de 5 dias), foi autorizado o diferimento do adicional de 1/3 de férias para pagamento até 20/12, você não precisa antecipar o pagamento das férias e o prazo para avisar a equipe que entrará em férias foi reduzido para 48 horas antes;
10. Caso sua equipe precise fazer horas extras habitualmente, há a opção de você fazer uso de banco de horas para o período pago não trabalhado, contudo, após o retorno da equipe, não poderá ser compensada mais de 2 horas extras por dia, e o
prazo será de 18 meses para compensar o banco de horas.
11. Você pode utilizar o recurso do teletrabalho e desenvolver com a sua equipe ações de marketing, administrativas e operacionais. O tempo de uso de aplicativos ou programas de comunicação fora da jornada normal de trabalho não constitui tempo à disposição do empregador.
Estratégia administrativo-operacional
Coloque a área administrativa a empresa em ordem para, quando tudo voltar à normalidade, você estar alguns passos à frente nesta organização. Este período de isolamento é excelente para aproveitar e fazer os ajustes internos que a correria do dia a dia não lhe permite fazer.
12. Levante e analise tudo o que você percebe que acontece de errado em sua empresa, os problemas de rotina que ocorrem, e que possam ser melhorados;
13. Reveja seus fluxos operacionais e rotinas administrativas, para aprimorar a qualidade do seu atendimento aos clientes;
14. Liste e reveja todos os seus procedimentos operacionais padrões, verifique se acontecem falhas durante a execução no dia-a-dia em sua empresa;
15. Faça você mesmo: prepare um presente ou alguma mudança no layout de sua empresa para surpreender seus clientes quando retornarem para os atendimentos;
16. Pesquise, estude! Aproveite para aprimorar seus conhecimentos com cursos on-line gratuitos oferecidos,como o Dental GO da Dental Press que disponibilizou acesso gratuito!
Estratégias de marketing
Segundo o diretor da Doctor SA, Fernando Marson, especialista em marketing, ele reforça o uso do marketing inclusive em tempos de crise para mantermos nossa imagem com os clientes.
17. Comunique aos seus clientes que está atendendo urgências sob critérios rígidos de biossegurança para evitar o risco de transmissão do Covid-19;
18. Comunique que você está atendendo apenas pacientes que venham desacompanhados, que estejam assintomáticos e que não tiveram contatos com pessoas com sintomas do Covid-19;
19. Comunique que você está fazendo agendamentos mais espaçados para evitar encontros entre pacientes em sua recepção, e que a está higienizando rigorosamente tudo entre cada paciente;
20. Mantenha sua imagem em alta com seus clientes, continue postando nas redes sociais, ligue para saber como está o clientes.
21. Realize triagem por contato telefônico sobre a saúde do seu cliente antes de confirmar o agendamento, como se o paciente teve febre, tosse ou falta de ar.
22. Faça uma triagem novamente com o cliente de urgência que chegar na sua clínica, para mostrar a sua preocupação com a saúde individual e coletiva.
Conheça o método da Doctor SA
A DOCTOR SA nasceu da inspiração de dois empreendedores com um único objetivo: profissionalizar a gestão de clínicas odontológicas, radiológicas e laboratórios.
