Você sabe quantas horas sua equipe gasta em cada atividade que realizam? Quais funções realizam diariamente, quinzenalmente e mensalmente?
Saber detalhadamente a rotina dos profissionais de sua equipe lhe permite ter uma visão mais clara da organização de seu consultório. Anotar as atividades e as horas trabalhadas em cada uma é essencial para ter este panorama.
O que muitas equipes descobrem ao colocar tudo “no papel” é que muitas atividades exigem mais tempo do que se era suposto, e outras mais importantes para o rendimento do seu negócio acabam sendo negligenciadas.
A solução é fazer uma tabela (por exemplo no Excel) para cada profissional, na qual ele liste todas suas atividades, o tempo gasto e a frequência que elas acontecem. Pode parecer trabalhoso, mas o resultado é esclarecedor.
Para facilitar, você pode deixar impresso sobre a bancada do profissional, para que seja de fácil acesso e de anotação constante. Ou ainda, você pode utilizar um software para cronometrar as tarefas como o Runrun.it (gratuito para equipes de até 5 pessoas).
Ao final de um mês de anotação, compile os dados e calcule as horas gastas em média por cada colaborador.
- Ele está gastando muito tempo em tarefas que não são de sua função?
- Tarefas importantes estão sendo negligenciadas?
- É preciso contratar mais um profissional para a demanda de trabalho?
- Como as tarefas poderiam ser melhor divididas entre os profissionais?
Uma rotina organizada e clara auxilia no gerenciamento de seu consultório para que ele seja mais eficiente e rentável.
