Gestão: conhecendo os custos do consultório

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A maioria dos profissionais de saúde sonha em ter o seu próprio consultório médico. Contudo, enquanto este era uma prática comum no passado, atualmente muitos cuidados tem que ser tomados antes de se realizar este sonho. Como criar uma marca de sucesso

O primeiro passo é levantar os custos de manutenção deste espaço, qual será o aluguel mensal, qual será o gasto previsto com secretária, luz, água, portaria, entre outros. Estes representarão o custo fixo do espaço e não variam independente do número de consultas atendidas. Este custo total é dividido pelo número de consultas, a fim de calcular o custo fixo por consulta. O custo variável é o custo que acontece sempre que uma consulta acontece, sendo representado pelos materiais e demais recursos utilizados. Pode se dizer que é o gasto com luvas, materiais descartáveis e o custo do profissional que está realizando a consulta, entre outros. É importante desde o início ter as relações de trabalho formalizadas, a fim de evitar problemas futuros.

O segundo passo é saber quantas horas por dia este espaço será utilizado e se há a possibilidade de outros profissionais da mesma especialidade ou de outras compartilharem este espaço. Esta é uma questão fundamental, pois a maioria dos profissionais tem mais de um vínculo de trabalho e o consultório fica diversas horas por dia desocupado, o que aumenta consideravelmente o custo fixo do espaço por consulta, ou seja o custo total do consultório dividido pelo número de consultas. Mais do que isso, consultórios com profissionais de diferentes especialidades e formações tendem a facilitar a vida do paciente e criar um ambiente em que o paciente passa a ter um atendimento mais integral.

O terceiro passo é selecionar com quem você vai trabalhar, caso decida não abrir o consultório sozinho. Esta etapa é subestimada pela maioria dos profissionais de saúde, que acabam selecionando seus sócios ou parceiros baseados em sua rede profissional de relacionamento, mas sem levar em consideração os objetivos profissionais de cada um, o que pode gerar conflito. Por exemplo, se você tem um sócio no consultório que não quer trabalhar dois dias na semana no consultório, isto pode afetar negativamente a performance do consultório e aumentar seus custos, então é importante ter uma sociedade com diálogo aberto e constante, a fim de não criar uma situação tensa entre os sócios, mas sem dúvida alguma escolher bem os sócios é fundamental.

O quarto passo é definir qual o público alvo a ser atendido, pois isso determinará a localização da clínica, bem como sua comunicação interna e externa. Uma clínica popular que irá atender um alto volume de pacientes e terá grande circulação de pessoas, tem que ter uma arquitetura diferente do que uma clínica que irá atender um perfil diferenciado de pacientes, em que conhecer os pacientes pelo nome é um diferencial importante. A localização da clínica também e fundamental, pois estar perto de locais com fácil acesso de transporte público pode ser importante para muitos pacientes, bem como ter estacionamento e ser próximo do local de trabalho é importante para outro público. Precisa de ajuda para definir o público alvo?

Uma ferramenta que auxilia muito na gestão, é a informatização do cadastro dos pacientes e dos dados financeiros. Ela é necessária para que os dentistas façam análises do tipo:

  • Qual é o procedimento que mais realiza?

  • Qual é o procedimento que deixa a maior margem de lucro?

  • Quais são as despesas que mais impactam no custo fixo do consultório?

O gestor precisa, para responder essas perguntas, ir além dos dados e reservar um tempo para fazer contas.

Por exemplo, os custos fixos – aluguel, água, luz, telefone, internet, secretária, pró-labore, marketing, impostos, entre outros – totalizam R$20 mil por mês, e você atende 120 horas mensais. Logo, sua hora/cadeira tem um custo fixo de exatos R$166,66.

Se você vender uma restauração em resina por R$220, e considerar que teve um custo variável (custo direto com matéria) de R$30, você obteve um lucro de 10,61% com tal procedimento. Sabendo que todos os custos estão envolvidos nesse preço de venda, inclusive o seu pró-labore, você deve avaliar se este retorno é adequado às suas expectativas.Organize o financeiro do seu consultório

Realizando essa conta para todos os seus procedimentos, ou pelo menos para os que você mais realiza, conseguirá, então, estabelecer suas metas de vendas, e até decidir, em razão da lucratividade, investir mais em vender um tipo de procedimento do que outro.

Além de todas estas dicas, hoje em dia existem vários softwares para gerenciamento de consultórios odontológicos. Agora é só tirar o avental e assumir o papel de gestor do seu consultório. Conheça alguns softwares que auxiliam no gerenciamento da sua clínica

Fonte: Saúde Bussiness e Local Odonto

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