Gestão de processos em um negócio não é tarefa fácil, especialmente em um consultório odontológico. Quando esta não é sua única e principal função de trabalho, como em uma clínica odontológica, pode parecer que você passa mais tempo cuidando de questões financeiras e de gestão do que dando atenção aos seus pacientes.
Entretanto, para o sucesso de uma clínica, tão importante quanto as habilidades técnicas estão as de gerenciamento da empresa. Em primeiro e fundamental lugar, uma boa gestão dos processos está ligada diretamente a formação de uma equipe talentosa, cuidadosa e disposta a agarrar com confiança e determinação cada decisão tomada em conjunto.
Saiba como fazer gestão de processos em sua clínica
A gestão de processos avalia aspectos chave do gerenciamento de qualquer clínica. Isso inclui o projeto e a prestação dos serviços relacionados aos pacientes, os processos administrativos, financeiros e relacionados aos fornecedores. Todos os aspectos operacionais da clínica devem ser determinados, coletados e posteriormente analisados. Para conseguir resultados diferentes dos atuais, é necessário agir de forma diferente, pensar “fora da caixa” e ter coragem de assumir os riscos vindos disso.
Comece mapeando as atividades dos funcionários com as funções, atividades e tempo gasto em cada uma delas. Isso ajudará a analisar o desempenho e produtividade de cada colaborador. Uma forma de criar uma relação melhor entre todos os funcionários, gerar sinergia entre os processos de trabalho e os profissionais que os executam e dar abertura para discussão é o brainstorming.
O brainstorming consiste em reunir toda a equipe para reformular processos e gerar novas ideias, sendo um método muito eficaz de identificação dos problemas e avaliação das ideias possíveis, que podem alterar o cenário negativo. As ações possíveis devem ser colocadas em ordem sequencial e serem transformadas em um processo. Atividades se tornam processos quando são destrinchadas em início, meio e fim, onde o fim é o resultado gerado para os clientes.
Além dos conhecimentos técnicos e científicos, é de extrema importância avaliar o atendimento humano dentro da clínica: como está o relacionamento de cada profissional com seus pacientes? Um bom atendimento é normalmente associado mais a forma com que o paciente foi atendido (com bom humor, paciência e empatia) do que ao resultado final do procedimento.
O auxílio de softwares de gestão que possibilitem o cadastro de pacientes e gerenciamento das agendas também é de extrema importância. Além de tornar os processos mais rápidos e de fácil acesso para todos os profissionais envolvidos, a tecnologia permite uma redução dos erros possíveis, como seria em uma agenda física, por exemplo. Da mesma forma, utilizar ferramentas para a comunicação e promoções positivas da empresa coloca sua clínica à frente (acesse Importância do marketing digital para dentistas).
Para que a gestão de processos seja eficaz, o último ponto é a criação de indicadores para avaliar regularmente como todas as ações estão sendo encaminhadas, quais são os erros e as oportunidades de melhoria. O importante é lembrar que cada decisão tomada deve estar sempre pautada em análises do que já foi e do que pode ser feito no futuro.
