A administração de finanças é uma habilidade cada vez mais essencial para um profissional. Seja qual for a área de trabalho, as pessoas vêm aprendendo a se preparar economicamente para gerir seus negócios e evitar eventuais adversidades.
No ramo da odontologia, surge a ideia de gestão financeira para dentistas, que consegue aplicar conceitos e práticas corriqueiras de economia às necessidades da profissão.
Para auxiliar na implementação em sua clínica, fizemos um guia com as noções mais importantes que você deve ter sobre gestão financeira para o consultório. Vamos conferir?
Por que investir em gestão financeira para dentista?
De acordo com um estudo do IBGE, 27% das empresas fecham no primeiro ano de existência. Um dos grandes problemas que esses empresários enfrentam é justamente o de fazer uma gestão financeira eficiente.
É importante que, como dentista, você encare seu consultório como uma empresa e evite que essas estatísticas lhe atinjam. Confira as principais razões para investir em gestão financeira!
Planejamento
A primeira razão é o planejamento. Explicamos: um consultório odontológico costuma ter uma série de custos, como aluguel, salários e gastos com equipamentos e instrumentais.
Supondo que você precise de um novo conjunto odontológico, como saberá quais as melhores condições para comprá-lo sem que isso prejudique seu caixa?
Se você tiver um bom planejamento, com todas as finanças discriminadas, poderá entender qual o melhor momento, qual forma de pagamento utilizar e em quanto tempo esse dinheiro pode retornar, por exemplo.
Esse é apenas um exemplo que se aplica a toda e qualquer movimentação monetária de uma clínica. Planejar-se é sempre estar um passo à frente e utilizar isso a seu favor para fazer projeções mais realistas.
Precaução
Sabemos que, mesmo que esteja correndo tudo bem com a parte econômica de seu consultório, podem ocorrer imprevistos. Se você não estiver com a gestão financeira em dia, o prejuízo será maior, e a recuperação, mais difícil.
Portanto, além de cuidar das finanças para programar seu crescimento para o futuro, considere também projeções pessimistas no caso de algo que está fora de seu alcance ocorrer.
Avaliação de resultados
Como saber se a utilização de um novo tipo de produto, a contratação de um funcionário ou a ampliação do consultório estão dando resultados positivos para o seu negócio? A resposta é simples: realizando uma boa gestão financeira.
A questão econômica não é o único ponto de avaliação a se observar, porém trata-se de uma métrica bastante significativa. Combinada a outros pontos, você conseguirá mensurar os resultados de seus investimentos de maneira mais clara.
Como fazer uma boa gestão financeira para dentista
A gestão financeira é um exercício diário e que exige comprometimento por parte do profissional. Os pontos a seguir têm alto grau de importância e podem guiar o seu planejamento.
Domine o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um método simples que serve como base da gestão financeira para dentista. É indicado para monitorar entradas e saídas, custos fixos e variáveis e outras transações, auxiliando a observar a saúde econômica de uma empresa.
Ele pode ser feito utilizando um software de gestão ou uma planilha de fluxo de caixa. Para uma análise mensal, basta anotar o saldo inicial do período, e, todos os dias, registrar o valor de cada transação e seu objetivo.
Para facilitar a compreensão, pinte as linhas e as colunas de verde (entradas) e vermelho (saídas). Mantenha também um campo de observações para fazer anotações importantes.
De tempos em tempos, analise o fluxo de caixa para identificar como sua empresa está gastando dinheiro, se há algum valor que pode ser economizado, quais tipos de tratamento têm sido mais e menos lucrativos, entre outras questões próprias de cada negócio.
Invista em um software de gestão financeira
Como dissemos no tópico anterior, o software de gestão financeira é um grande aliado para automatizar os processos e manter tudo atualizado com mais segurança.
Atualmente, existe um grande número de softwares desenvolvidos especialmente para consultórios odontológicos, e você pode conferi-los em um dos nossos posts sobre o assunto.
Ao escolher o software, lembre-se de atentar-se a algumas funcionalidades essenciais para que a gestão financeira seja feita de forma organizada:
- Automatização de documentos, como boletos, notas fiscais, dados sobre o fluxo de caixa, envios e outros.
- Integração com outros assuntos importantes da clínica.
- Criação de equipes de trabalho dentro da plataforma.
- Armazenamento de informações em nuvem.
- Controle de estoque e contas.
Saiba a diferença entre custos fixos e variáveis
Em qualquer empresa, podemos chamar de “custo” todo valor que sai do caixa. Eles são divididos em dois tipos, os fixos e os variáveis.
Os custos fixos dizem respeito a valores que saem do caixa todos os meses, e que não têm variação. Alguns exemplos são aluguel, salários de funcionários, internet e determinados tipos de impostos.
Já os variáveis, como o próprio nome indica, são aqueles que podem mudar todos os meses. Entre eles, estão contas de água e luz, impostos ligados a vendas, e compra de insumos, materiais e equipamentos novos.
Saber essa diferença é importante na hora de fazer seu planejamento. Você pode entender melhor como o caixa do consultório funciona e se há algum custo desnecessário com o qual a empresa está arcando. Além disso, são conceitos essenciais para fazer o cálculo do seu capital de giro, conforme explicaremos a seguir.
Calcule a sua hora-clínica
A hora-clínica é o preço mínimo que o cirurgião-dentista cobra por cada hora trabalhada. Esse cálculo é essencial para que você arrecade um valor justo pelos serviços e, claro, consiga tirar o seu lucro, além de pagar todas as contas.
É necessário considerar diversos pontos, como os produtos utilizados, o aluguel do espaço, as horas trabalhadas por mês, o salário de cada profissional do consultório, etc.
Para entender melhor, deixamos o vídeo do canal Camila Paro, em que ela ensina a fazer o cálculo da hora-clínica.
Calcule o capital de giro
O capital de giro é uma parte do montante do seu consultório que será destinada a arcar com os custos fixos ou variáveis. É chamado dessa forma, pois é uma quantia que está constantemente em movimentação e raramente fica parada no caixa.
Por exemplo: supondo que você tenha feito um tratamento de R$ 2 mil e o paciente tenha pago o valor a prazo. Em uma janela de 30 dias, apesar de você possuir esse valor virtualmente, ele não estará no seu caixa.
Porém, antes mesmo desse valor cair, imagine que você tem que arcar com uma despesa emergencial do seu consultório. Como saberá de onde poderá desembolsar o dinheiro necessário? A resposta para essa questão é justamente o capital de giro.
Para calculá-lo, basta somar os custos variáveis e os custos fixos. O resultado dessa conta será o montante que você precisará mensalmente e que servirá para arcar com essas despesas.
Anote tudo
Um dos grandes erros na hora de organizar as finanças do consultório é ignorar os pequenos gastos. Muitas vezes, é justamente neles que as contas podem crescer e você não ver.
Portanto, sempre anote absolutamente tudo, incluindo até aqueles copinhos descartáveis que foram adquiridos de última hora.
A dica é nunca deixar para depois. Assim que houver saída no caixa, faça a anotação do valor na mesma hora. Quando você adia o registro, corre o risco de esquecer e, consequentemente, perder o controle.
Fique atento à inadimplência de pacientes
A inadimplência é um risco que qualquer negócio corre e, portanto, o seu consultório também pode passar por essa situação.
No fim do mês, verá que o caixa e as contas não vão bater, porque, afinal, o dinheiro que estava planejando receber não está lá. Consequentemente, isso afetará a gestão financeira do seu consultório e deixará lacunas.
É preciso sempre manter os pagamentos dos pacientes bem organizados, e aqueles que atrasam ou estão com inadimplência devem ser monitorados de perto para que você não passe meses sem receber pelo serviço — ou, até mesmo, nunca receber.
Ao perceber uma inadimplência, faça contato com o paciente de todas as formas possíveis, sempre com educação. E não se esqueça de contar com assessoria jurídica na hora de fazer os contratos de prestação de serviço para que tenha mais segurança.
Lembre-se que ser flexível também poderá ser necessário nesses momentos. Portanto, ao cobrar o paciente, saiba dialogar e compreender o motivo do pagamento não ter sido efetuado.
Calcule e estabeleça margem de lucro
Depois de diversos anos estudando, investimento em cursos, no consultório odontológico e em longas horas de trabalho, todo profissional deseja usufruir do lucro da atividade para ter qualidade de vida ou mesmo planejar a sua aposentadoria.
Por isso, calcular e estabelecer uma margem de lucro também importa, pois ajudará você a se orientar com todas as outras despesas.
Se ainda tem dificuldades de como fazer o cálculo da margem de lucro, confira o vídeo do canal Renan Sassi.
Faça cursos de gestão financeira
Como dissemos no começo deste texto, atualmente, gestores de qualquer área buscam aprender mais sobre gestão financeira, especialmente aqueles que trabalham de forma mais independente e com equipe reduzida.
Por isso, vale a pena investir o seu tempo e dinheiro em cursos para se aprimorar ainda mais em gestão, conhecer conceitos e tirar dúvidas sobre processos.
No site do Sebrae, você encontra minicursos gratuitos, online e rápidos de serem feitos, que podem ser uma verdadeira mão na roda. Ou pode também contar com o Odonto Finanças, que oferece workshops em finanças para dentistas.
O importante é buscar estar sempre atualizado e entender um pouco de tudo.
Fique de olho nos KPIs de gestão financeira
KPI é a sigla para Key Performance Indicator, ou seja, os indicadores de performance fundamentais para a gestão financeira.
Os KPIs são observados por meio de métricas e mostram o desempenho do seu consultório, no caso, em gestão financeira.
Primeiramente, para obter métricas, é necessário que você tenha todos os registros, números e dados sobre a gestão financeira do consultório. Por isso, anteriormente, falamos sobre a importância de investir em um software específico aliado a uma boa planilha.
Com essas informações, você poderá analisar os KPIs. E, afinal, quais são eles?
Geração de caixa
O primeiro KPI é relacionado ao valor líquido obtido dentro de um determinado período. Essa métrica pode ser positiva ou negativa, de acordo com a situação que o seu consultório enfrenta.
As informações para esse KPI só podem ser analisadas se você tiver o controle de fluxo de caixa em dia.
A fórmula para encontrar esse valor é o cálculo Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization (EBITDA).
Primeiro, você deve encontrar o Earnings Before Interest and Taxes (EBIT), que pode ser feito por meio da seguinte fórmula:
receita líquida – custo de produtos utilizados – despesas operacionais e administrativas = EBIT
Em seguida, somará esse valor com a depreciação e amortização. Pronto! Agora você tem o número da geração de caixa.
Rentabilidade
Este é um KPI que pede atenção. Em geral, ele é muito confundido com o conceito de lucratividade, mas a verdade é que ambos são diferentes.
A rentabilidade está ligada ao quanto os seus investimentos trouxeram retorno para a sua empresa.
Para calcular, você pode seguir a fórmula:
Lucro líquido / investimento x 100 = taxa de rentabilidade
Lucratividade
Agora, sim, vamos falar de lucros. O cálculo é bem semelhante ao anterior, mas com uma pequena diferença, como podemos ver:
Lucro líquido / Receita bruta x 100 = taxa de lucratividade
Faturamento
Para medir o faturamento, não há segredos: basta você somar todas as receitas e o resultado indicará o quanto faturou.
Tíquete médio
O tíquete médio é um KPI que indica o quanto o seu consultório fatura, em média, a cada serviço prestado. Essa é uma métrica importante para auxiliar na hora de calcular a sua hora-clínica.
Erros de gestão financeira
Tão importante quanto saber fazer uma boa gestão é compreender quais são os erros mais comuns e que devem ser evitados. Afinal, esses deslizes podem comprometer todo o trabalho de planejamento e estudo que já citamos.
Não ter uma reserva
Fazer reservas nem sempre é fácil, especialmente em momentos financeiros mais complicados. Entretanto, justamente para evitar episódios difíceis é necessário ter uma poupança.
Gastos inesperados podem acontecer, como a avaria de aparelhos ou uma reforma necessária no consultório. Além disso, todo negócio corre riscos de passar por uma crise e, para sair dela, é importante ter uma reserva de segurança.
Se você ainda não tem a sua, comece a planejar-se para guardar dinheiro mensalmente. E, caso você já tenha, não desanime e continue poupando.
É crucial que você tenha em mente que esse fundo é somente para casos de extrema urgência e necessidade. Portanto, nada de recorrer a ele por qualquer motivo. A reserva é uma segurança para quando o cenário estiver negativo ou o inesperado acontecer.
Não definir pró-labore
O pró-labore é a remuneração que, mensalmente, donos de consultórios ou sócios devem receber. Sim, mesmo que você esteja empreendendo é necessário ter o seu pagamento definido.
Afinal, por que é tão importante ter um pró-labore? Muitos profissionais ainda trabalham sem definir esse valor e, ao chegar o fim do mês, ficam com o dinheiro que sobra de todo o caixa.
Isso, na verdade, é um grande risco para o consultório! Ao retirar o que sobra, o seu negócio sempre ficará sem dinheiro. Ou seja, você não conseguirá ter uma reserva, nem pagar contas eventuais que podem surgir ao longo do mês ou mesmo investir na clínica.
Para entender melhor como calcular o pró-labore, nós indicamos o vídeo do canal Fábio Iwakura.
Não ter objetivos e metas
Outro erro comum que muitos profissionais cometem é não ter objetivos e metas bem definidos. É necessário ressaltar que esses dois aspectos direcionam e auxiliam você a traçar um rumo para o seu consultório.
Como sabemos, alcançar determinado patamar e diferenciar-se no mercado odontológico requer dinheiro — e muito!
Mas para que você tenha condições de investir em novidades, cursos e equipamentos, é necessário ter objetivos e metas organizados para que possa se planejar e colocá-los em ação.
Sem essa organização, você dificilmente terá condições de investir no crescimento profissional da sua equipe, seu e do consultório.
Misturar contas pessoais com profissionais
Ser dono do próprio negócio nem sempre é tarefa fácil, especialmente quando pensamos em finanças. A falta de organização na gestão pode fazer com que você misture as suas contas pessoas com as profissionais.
Por isso é tão importante tirar um pró-labore justo. Dessa forma, você separa as contas da sua casa com as do consultório.
Profissionais que decidem calcular tudo de uma vez e juntar em uma única planilha todas as contas pessoais e profissionais tendem a fazer uma grande desorganização e a perder o controle financeiro.
Não ter controle de estoque
Ter todo o estoque controlado é crucial para a saúde financeira do seu consultório. Isso evita que você gaste dinheiro com produtos que já tem ou que corra riscos de não ter e precisar investir por algo que não era esperado.
Além disso, quando não se sabe o que tem no estoque, há a possibilidade de alguns produtos vencerem sem você nunca ter usado e, claro, irem para o lixo, junto com o seu dinheiro.
Se você for investir em um software de gestão financeira para dentistas, certifique-se de que irá comprar um que ofereça a opção de controle de estoque. Assim, o processo ficará mais prático, organizado e com menos chances de erro.
Evidentemente, a gestão financeira para dentista envolve uma série de outros fatores, que podem ser aprofundados com o passar do tempo. Porém, dominando essas práticas, você já estará preparado para manter seu consultório economicamente saudável.
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