9 erros comuns na gestão de consultório odontológico

gestão de consultório odontológico
Foto: Freepik

Sua clínica é uma empresa e, por essa razão, uma boa administração é tão importante quanto prestar um bom atendimento como cirurgião-dentista. Mesmo assim, muitos profissionais cometem equívocos na gestão de um consultório odontológico.

A seguir, confira nove erros comuns praticados por muitos gestores e como evitá-los!

1. Não treinar a secretária

A secretária tem um papel muito importante em um consultório, afinal, ela é responsável por todos os contatos com seu paciente, antes e após a consulta, além de resolver outras questões internas e externas.

Por essa razão, essa profissional deve estar bem preparada. É comum que, em muitos consultórios, as secretárias não recebam o treinamento necessário para as suas tarefas, mas sejam cobradas como se tivessem.

Uma dica para evitar que isso ocorra é fazer reuniões periódicas ouvindo suas dúvidas, explicando as tarefas e como elas devem ser realizadas. Se for necessário, faça um roteiro detalhando como atender os pacientes, seja por telefone ou presencialmente. Isso deve ajudar na compreensão.

Para acompanhar a evolução, faça uma pesquisa de satisfação com seus pacientes, pedindo para que avaliem o atendimento. Em seguida, em reunião, exponha os pontos que podem melhorar e ressalte os que foram bem avaliados.

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Treinar sua secretária é muito importante para o sucesso do seu consultório. Foto: Freepik

2. Não fazer gestão financeira

Sem finanças, é impossível dar andamento ao seu consultório. Por ser um fator tão inerente ao negócio, é necessário que seja muito bem planejado e gerido.

Assim como o estoque, faça relatórios sobre tudo o que sair e entrar no caixa, especificando onde aquele valor foi gasto ou recebido, e guardando as notas fiscais sempre que possível. Também é necessário que se recolha os tributos corretamente.

Se necessário, procure ajuda de um profissional de contabilidade, mas não deixe de fazer sua gestão financeira corretamente.

3. Não investir em marketing

Nos dias de hoje, é essencial prezar pela imagem que as pessoas têm do seu negócio. Isso deve trazer bons resultados como o aumento do número de pacientes, do faturamento ou da qualidade de atendimento do seu consultório.

Ter uma estratégia de marketing é muito importante e poderá contribuir para esse fator. Executando ações simples, você verá uma grande diferença. Invista em medidas como presença nas redes sociais, um bom site institucional, parcerias com outras instituições e marketing de indicação.

Da mesma forma, ao fazer sua gestão financeira, separe uma parcela da verba para ser reinvestida em marketing para o seu consultório.

4. Não estabelecer metas

Além das ações de marketing, é importante que você estabeleça metas para o seu negócio. Dessa forma, será mais fácil acompanhar a eficácia da forma como você trabalha hoje e adaptar o que for necessário.

Do contrário, você não terá um indicativo e, consequentemente, saberá se seu consultório está tendo o retorno que você espera ou se os serviços estão sendo realmente prestados com qualidade.

Eleja seus objetivos para curto, médio e longo prazo com relação a faturamento, número de pacientes e qualidade de atendimento. Em seguida, trace formas de alcançar esses propósitos.

O marketing e as metas do consultório caminham lado a lado. Por isso, é possível fazer seu plano de ação e de objetivos juntos.

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Faça um plano de ação e estabeleça as metas do seu consultório. Foto: Freepik

5. Não se atualizar sobre sua área

A Odontologia passa por mudanças todos os dias, seja nas atualizações feitas pelos conselhos regionais para facilitar processos relacionados à profissão ou nos estudos feitos por pesquisadores para testar novas técnicas e materiais.

É fundamental que você esteja sempre em contato com essas novidades. Do contrário, pode tornar-se um profissional obsoleto, e consequentemente, perder mercado para concorrentes mais atentos.

Separe alguns minutos na sua semana para visitar portais e ler notícias, casos clínicos e estudos sobre Odontologia. Além disso, busque por livros, vídeos e cursos a respeito da sua área de especialização e gestão, pois também são muito úteis. Se necessário, reserve um horário na sua agenda para criar esse hábito.

No blog da Surya Dental, publicamos novos conteúdos todos os meses sobre administração, casos clínicos, técnicas e equipamentos odontológicos. É uma boa forma de se informar e evitar erros de gestão de seu consultório odontológico.

6. Não ter um bom controle de horários/agenda

Você já parou para pensar se dá a atenção necessária para a agenda do seu consultório odontológico? Mesmo que pareça um clichê, esse é um dos fatores que movimenta seu trabalho, e é imprescindível prezar por sua organização.

Para manter um fluxo saudável no seu dia a dia, por exemplo, guarde um intervalo de segurança entre uma consulta e outra. Isso pode lhe dar um tempo para se organizar enquanto aguarda a chegada do paciente.

Prefira a utilização de agendas virtuais e integradas, para que você e sua equipe possam consultar em tempo real ou até fazer alterações (caso seja necessário). O Google Agenda é uma excelente opção gratuita, porém também há softwares exclusivos para o uso em clínica, por isso escolha o que mais se adequa às suas necessidades.

Por fim, revise sua agenda semanalmente para saber quais procedimentos serão realizados naquele período, e se é necessário fazer algum ajuste.

7. Não estar atento às normas

A burocracia faz parte da gestão de um negócio – e isso não é ruim. As leis relacionadas ao ramo de atuação vão auxiliar você na tomada de decisões tanto no momento da abertura quanto no dia a dia.

É necessário estar a par das legislações para consultório odontológico instituídas por órgãos, como Vigilância Sanitária, Ministério da Saúde e a prefeitura do seu município, além das leis federais e estaduais.

Além disso, esteja atento às regras instituídas pelos conselhos de ética nacional e regional de Odontologia. Elas regulam e fiscalizam seus direitos e deveres enquanto cirurgião-dentista.

8. Não controlar o estoque de instrumentais, produtos e materiais

Imagine essa situação: você fará uma restauração de resinas compostas, e percebe que há pouco cimento resinoso restante no estoque. Além disso, você terá mais dois procedimentos similares no mesmo dia, e não terá tempo para adquirir a quantidade necessária do produto.

Essa hipótese serve para perceber esse tipo de problema pode ser evitado caso você tenha um bom controle de estoque. Fazendo inspeções periódicas dos itens que você tem à disposição, é mais fácil de diagnosticar quando algum deles está faltando.

Uma dica é utilizar uma planilha ou software para fazer o controle desses itens, assim você nunca será pego de surpresa. Lembre-se de alimentar e acompanhar esses dados diariamente.

9. Não utilizar softwares de gestão

Muitos dos erros que citamos acima podem ser resolvidos com o emprego de um software de gestão de consultório odontológico. Esses programas são muito úteis para simplificar alguns processos no cotidiano na sua clínica.

Entre muitas funcionalidades estão o controle de fluxo de caixa e estoque, cadastro de pacientes, armazenamento de receitas e diagnósticos, relatórios da equipe e ferramentas para envio de mensagens.

Hoje, existem dezenas de opções, portanto escolha a que mais se encaixa ao seu modelo de negócios e à sua especialidade.

A gestão de consultório odontológico traz novos desafios diariamente. Porém, evitando cometer esses erros comuns, você estará caminhando para melhores resultados.

Se você gostou deste conteúdo, clique na imagem abaixo e confira mais artigos no blog da Surya Dental!

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