Secretária de dentista: conheça as habilidades que você deve ter

A secretária de dentista é, na maioria das vezes, o primeiro contato que o paciente tem com o consultório. Seja por telefone, troca de mensagens ou pessoalmente, é importante que o profissional saiba como fazer o atendimento para que o cliente se sinta acolhido e confiante para começar um tratamento.

Além de saber prestar um bom atendimento, a secretária deve ter boa comunicação, ser organizada e ter familiaridade com tecnologia. Falando nisso, a habilidade com a informática vai ajudar na rotina de trabalho, deixando alguns processos mais rápidos com os softwares de gerenciamento, e permitindo que ela se dedique às demais funções.

Neste post, você vai encontrar quais características deve priorizar ao contratar uma secretária de dentista. Boa leitura!

Quais as funções da secretária de dentista?

A secretária de clínica odontológica tem uma série de responsabilidades essenciais para manter o bom funcionamento do ambiente. Além de recepcionar os pacientes, é ela quem gerencia todos os clientes, organiza os horários, entra em contato com essas pessoas, recebe pagamentos e arruma toda a documentação. 

Em alguns casos, é a secretária que prepara a clínica, ou seja, liga a televisão, o ar-condicionado, abre as janelas, entre outras tarefas de organização do ambiente. 

Caso a secretaria esteja apta, ela pode, também, ser responsável por alimentar as redes sociais do consultório, fazer as compras de reposição do estoque e, até mesmo, cumprir algumas funções administrativas.

Qual a diferença entre secretária e recepcionista de consultório odontológico?

Apesar de serem cargos confundidos com frequência, há diferenças entre eles. A secretária é o braço direito do cirurgião-dentista. Isso significa que toda a parte burocrática de documentos, organização da rotina, agenda e algumas funções administrativas é ela quem faz. 

Já a recepcionista é mais focada no trabalho de atendimento ao paciente. Se na clínica houver os dois cargos, a secretária pode atuar na frente de administração e organização.

Como ser uma boa secretária de dentista?

Algumas habilidades são essenciais para quem quer trabalhar neste cargo. Competências socioemocionais são cruciais, assim como facilidade com tecnologia. Confira!

1. Boa comunicação

Comunicar-se com clareza é essencial no atendimento ao público, seja pessoalmente, por telefone, por e-mail ou por troca de mensagens no WhatsApp da clínica. A comunicação deve ser clara para evitar desentendimentos.

Uma boa comunicação não significa usar um vocabulário difícil. A secretária de dentista não precisa usar termos muito técnicos com os pacientes, mas também não deve manter um diálogo informal.

É essencial perguntar se o paciente compreendeu a explicação e se há alguma dúvida, seja sobre os valores dos procedimentos, os preparativos para a cirurgia ou o novo horário da consulta.

Por atender fornecedores e os outros profissionais que trabalham no consultório, a recepcionista deve conhecer termos técnicos e materiais odontológicos para conseguir finalizar pedidos com o representante e auxiliar os dentistas no que for necessário.

Ao telefone, uma comunicação assertiva é essencial. Esse meio ainda é o mais utilizado para marcar consultas e obter informações, mesmo com as opções de agendamento online.

Nada mais frustrante do que ligar para o consultório e a linha sempre dar sinal de ocupado! A secretária precisa fazer um atendimento ágil para desocupar o telefone o quanto antes.

Como deve ser o atendimento por telefone:

• Ágil: se o paciente ligar para agendar uma consulta, a secretária precisa responder rapidamente quais são os horários disponíveis. Para isso, a agenda do dentista tem que estar sempre à mão. Depois, pedir nome completo e telefone.
• Padronizado: a secretária deve atender uma ligação e dizer o nome do consultório, seu nome e um cumprimento (“Consultório da doutora Julia Simões, Vera, bom dia!”).
• Com tom de voz amigável: conversar com simpatia faz toda a diferença.

2. Gentileza

Gentileza deve ser mais uma característica de uma atendente de clínica odontológica. Nada mais desagradável do que entrar em uma loja, por exemplo, e ser recebido por um vendedor mal-educado, de mau humor. O mesmo vale para o consultório.

A secretária deve recepcionar os pacientes com gentileza e educação, sempre com um sorriso. Deixe os problemas pessoais em casa e se concentre no trabalho.

O dentista deve instruir a recepcionista a acolher os pacientes e fazer um atendimento humanizado. Quando o cliente chega para uma consulta, é dever da secretária seguir um passo a passo (perguntar nome, confirmar o horário da consulta, fazer o processo de pagamento). Depois, pedir para que ele aguarde na recepção e oferecer água e café.

Se naquele dia as consultas estiverem atrasadas, instrua para que ela dê essa informação ao paciente. Assim, ele fica ciente desde o início que corre o risco de ter que esperar mais.

Peça para que a funcionária entenda o que traz o paciente ao consultório e tenha empatia pela atual condição dele. É um gesto que influencia na acolhida e faz com que a pessoa se sinta confortável e segura.

3. Organização

Uma atendente de consultório dentário tem uma rotina corrida, mas deve ser organizada e criar processos para cumprir cada uma das funções.

Uma pessoa organizada é mais produtiva porque sabe diferenciar prioridades das tarefas secundárias.

Enquanto organizar a agenda do dentista ou fazer pedidos ao fornecedor podem ser consideradas prioridades, uma atividade secundária seria arrumar pastas no computador ou notebook.

A atenção à agenda do dentista se justifica porque ela pauta todo o trabalho dos funcionários do consultório: da secretária, do dentista e do auxiliar. Por ela, a secretária determina a duração das consultas, o intervalo entre os atendimentos, faz encaixes de urgência e reserva horários para procedimentos complexos.

É dever da secretária de dentista ligar (ou mandar mensagem) um dia antes para os pacientes e confirmar se vão comparecer ou não no horário marcado.

A organização se aplica também às fichas cadastrais dos pacientes. É função da recepcionista manter as informações atualizadas para agilizar contatos futuros.

A organização ainda se estende ao local de trabalho. A mesa deve estar em ordem, sem grandes pilhas de papéis; e a recepção, com móveis e objetos no lugar certo. De tempos em tempos, ela deve checar se ainda há café e água à disposição.

4. Dedicação

Ter dedicação é sinal que ela tem interesse pelo trabalho. É um aspecto valorizado no ambiente corporativo porque reflete que a profissional está disposta a melhorar, a aprender ferramentas importantes para o dia a dia e a aprimorar e desenvolver uma habilidade.

Usar boa parte da jornada de trabalho para cuidar de assuntos pessoais, acessar as redes sociais ou trocar mensagens é encarado como falta de comprometimento.

Uma boa secretária de dentista consegue fazer uma tarefa rápida, bem feita e que gera resultados.

É preciso, no entanto, saber conciliar as horas de dedicação ao trabalho com o tempo livre. Essa pausa é necessária para que o trabalhador descanse e reduza o nível de estresse para, consequentemente, produzir melhor.

5. Pontualidade

A pontualidade é uma característica necessária para quem quer ser secretária. Afinal, a missão de organizar horários e lembrar o cirurgião-dentista de compromissos é dessa profissional. Dessa forma, é crucial que ela chegue ao consultório no horário certo, para deixar todos os agendamentos e outros compromissos em ordem. 

6. Empatia

Trabalhar com atendimento ao público, especialmente na área da saúde, requer empatia. Você vai lidar com pessoas, e cada uma tem a própria história, dores, motivações e realidades diferentes. É preciso ser sensível a isso, saber ouvi-las e encontrar as melhores soluções para cada necessidade. 

A empatia permite que a secretária esteja disposta a ajudar cada paciente de forma genuína, a organizar a agenda considerando os horários disponíveis ou necessidades específicas do cliente, a trocar ideias com o cirurgião-dentista para inovar na humanização da clínica, entre outros. 

7. Conhecimento em tecnologia

Já se foi o tempo em que um consultório odontológico mantém a agenda, os documentos e as fichas em versão impressa. Atualmente, o digital está sendo o grande aliado das clínicas, graças aos softwares que oferecem todas as funcionalidades necessárias e tornam a rotina de trabalho mais prática. 

Dessa forma, a secretária da clínica odontológica precisa ter facilidade em usar tecnologias e lidar com computador, softwares, impressoras e outras ferramentas essenciais para o trabalho. 

Como a tecnologia faz parte da nossa vida, isso facilita bastante a rotina profissional. Entretanto, nem todas as pessoas dominam tão bem os conhecimentos mais específicos em planilhas e em alguns programas. Se você se identifica com essa realidade, a nossa dica é buscar cursos que possam te ajudar e, claro, agregar valor ao currículo.

8. Bom relacionamento interpessoal 

O relacionamento interpessoal é aquele que acontece entre duas pessoas em um contexto específico, como o ambiente de trabalho. Se a secretária é alguém que deve ter ótima comunicação, ela também deve saber lidar bem com outros colegas do consultório, assim como fornecedores e pacientes. 

Podemos dizer que esta habilidade reúne outras já citadas, como boa comunicação, empatia e organização. Lidar com as necessidades de cada pessoa do seu trabalho e, ainda, conseguir alinhar isso ao que os pacientes e outros públicos precisam é importante e faz a diferença. 

9. Conhecimento da língua portuguesa

Entre as funções exercidas pela secretária estão as tarefas que exigem conhecimento da língua portuguesa, como o envio de mensagens para pacientes, e-mails, redação de avisos e de conteúdos para redes sociais. 

Escrever com ortografia correta e ter conhecimento da norma culta é fundamental para comunicar-se bem e garantir que a mensagem seja compreendida pelo outro. Quando se trata de consultório odontológico, é importante evitar mal-entendidos. 

10. Proatividade

Como já comentamos, a secretária é o braço direito do cirurgião-dentista. Dessa forma, é muito importante que ela seja proativa e identifique soluções que acrescentem à imagem do consultório. Essa profissional deve ter autonomia para resolver situações e problemas que podem surgir. 

11. Criatividade

Junto com a produtividade deve vir a criatividade. Com essa habilidade, a secretária pode tornar o ambiente melhor para os pacientes, assim como aprimorar a comunicação nas redes sociais, processos internos e, até mesmo, benefícios e comodidades para os clientes. 

12. Interesse pela área

Por último, manter-se interessada pela área da odontologia também é um diferencial. Essa compreensão do ramo é muito importante para que a secretária possa comunicar-se melhor com os colegas do consultório, tirar dúvidas de pacientes e, também, tenha insumos para saber solucionar alguns problemas, tomar decisões e realizar a compra de materiais para o estoque. 

Habilidade extra: aptidão para solucionar problemas

A secretária de dentista também precisa saber contornar e solucionar problemas, como atrasos e erros no preenchimento do receituário, de atestados ou recibos. Nessa hora, ser cordial e ter respostas rápidas e eficientes são atitudes determinantes para resolver o impasse.

Ela também deve conhecer muito bem o funcionamento do consultório. A partir disso, terá mais facilidade para tomar decisões rápidas porque saberá quais meios tem para resolver o problema.

Quando surge um problema inesperado, ter a iniciativa de encontrar a solução o mais rápido possível é uma característica imprescindível para essa profissional. O dentista deve estar ciente da responsabilidade de cada decisão tomada.

Uma boa secretária consegue explicar ao paciente, por exemplo, que o dentista teve um imprevisto e vai se atrasar para a consulta. Ou que ele está no comando de um procedimento cirúrgico que se mostrou complexo e por isso terá que remarcar a consulta. A atendente tem que ter jogo de cintura para explicar o que aconteceu e oferecer uma solução que deixe o paciente satisfeito.

Cursos de secretária de dentista

Os cursos de qualificação profissional são ótimos tanto para quem vai ingressar na profissão quanto para profissionais que atuam na área. É sempre útil renovar os aprendizados para se manter atualizado.

A educação a distância trouxe a facilidade de estudar em casa. Abaixo, listamos cursos de treinamento para recepcionistas ou secretárias de consultórios, além de ensinamentos sobre ferramentas usadas diariamente nas clínicas. Confira:

• Recepcionista: aluno vai aprender sobre marketing pessoal, etiqueta social, ética, atendimento ao cliente, atendimento telefônico. As aulas são gratuitas, mas o certificado é pago. (Prime Cursos)
• Comunicação e Oratória: este curso é pago e ensina técnicas para se comunicar melhor. Tem certificado de conclusão. (Udemy)
• Excel – 3 ferramentas essenciais: curso gratuito para aprender as funções SE e PROCV e a ferramenta FILTRO! para planilhas do Excel. São 22 aulas em duas horas. (Udemy)

A contratação de uma secretária de dentista é uma etapa importante para o bom funcionamento da clínica. Confira os nossos posts sobre gestão do consultório.