4 características de uma boa secretária de dentista

A secretária de dentista é, na maioria das vezes, o primeiro contato que o paciente tem com o consultório. Seja por telefone, troca de mensagens ou pessoalmente, é importante que a profissional saiba como fazer o atendimento para que o cliente se sinta acolhido e confiante para começar um tratamento.

Além de saber prestar um bom atendimento, a secretária deve ter boa comunicação, ser organizada e ter familiaridade com tecnologia. Falando nisso, a habilidade com a informática vai ajudar na rotina de trabalho, deixando alguns processos mais rápidos com os softwares de gerenciamento, e permitindo que ela se dedique às demais funções.

Neste post, você vai encontrar quais características deve priorizar ao contratar uma secretária de dentista. Boa leitura!

1. Boa comunicação

Comunicar-se com clareza é essencial no atendimento ao público, seja pessoalmente, por telefone, por e-mail ou por troca de mensagens no WhatsApp da clínica. A comunicação deve ser clara para evitar desentendimentos.

Uma boa comunicação não significa usar um vocabulário difícil. A secretária de dentista não precisa usar termos muito técnicos com os pacientes, mas também não deve manter um diálogo informal.

É essencial perguntar se o paciente compreendeu a explicação e se há alguma dúvida, seja sobre os valores dos procedimentos, os preparativos para a cirurgia ou o novo horário da consulta.

Por atender fornecedores e os outros profissionais que trabalham no consultório, a recepcionista deve conhecer termos técnicos e materiais odontológicos para conseguir finalizar pedidos com o representante e auxiliar os dentistas no que for necessário.

Ao telefone, uma comunicação assertiva é essencial. Esse meio ainda é o mais utilizado para marcar consultas e obter informações, mesmo com as opções de agendamento on-line.

Nada mais frustrante do que ligar para o consultório e a linha sempre dar sinal de ocupado! A secretária precisa fazer um atendimento ágil para desocupar o telefone o quanto antes.

Como deve ser o atendimento por telefone:

• Ágil: se o paciente ligar para agendar uma consulta, a secretária precisa responder rapidamente quais são os horários disponíveis. Para isso, a agenda do dentista tem que estar sempre à mão. Depois, pedir nome completo e telefone.

• Padronizado: a secretária deve atender uma ligação e dizer o nome do consultório, seu nome e um cumprimento (“Consultório da doutora Julia Simões, Vera, bom dia!”).

• Com tom de voz amigável: conversar com simpatia faz toda a diferença.

2. Gentileza

Gentileza deve ser mais uma característica de uma atendente de clínica odontológica. Nada mais desagradável do que entrar em uma loja, por exemplo, e ser recebido por um vendedor mal educado, de mau humor. O mesmo vale para o consultório.

A secretária deve recepcionar os pacientes com gentileza e educação, sempre com um sorriso. Deixe os problemas pessoais em casa e se concentre no trabalho.

O dentista deve instruir a recepcionista a acolher os pacientes e fazer um atendimento humanizado. Quando o cliente chega para uma consulta, é dever da secretária seguir um passo a passo (perguntar nome, confirmar o horário da consulta, fazer o processo de pagamento). Depois, pedir para que ele aguarde na recepção e oferecer água e café.

Se naquele dia as consultas estiverem atrasadas, instrua para que ela dê essa informação ao paciente. Assim, ele fica ciente desde o início que corre o risco de ter que esperar mais.

Peça para que a funcionária entenda o que traz o paciente ao consultório e tenha empatia pela atual condição dele. É um gesto que influencia na acolhida e faz com que a pessoa se sinta confortável e segura.

3. Organização

Uma atendente de consultório dentário tem uma rotina corrida, mas deve ser organizada e criar processos para cumprir cada uma das funções.

Uma pessoa organizada é mais produtiva porque sabe diferenciar prioridades das tarefas secundárias.

Enquanto organizar a agenda do dentista ou fazer pedidos ao fornecedor podem ser consideradas prioridades, uma atividade secundária seria arrumar pastas no computador ou notebook.

A atenção à agenda do dentista se justifica porque ela pauta todo o trabalho dos funcionários do consultório: da secretária, do dentista e do auxiliar. Por ela, a secretária determina a duração das consultas, o intervalo entre os atendimentos, faz encaixes de urgência e reserva horários para procedimentos complexos.

É dever da secretária de dentista ligar (ou mandar mensagem) um dia antes para os pacientes e confirmar se vão comparecer ou não no horário marcado.

A organização se aplica também às fichas cadastrais dos pacientes. É função da recepcionista manter as informações atualizadas para agilizar contatos futuros.

A organização ainda se estende ao local de trabalho. A mesa deve estar em ordem, sem grandes pilhas de papéis; e a recepção, com móveis e objetos no lugar certo. De tempos em tempos, ela deve checar se ainda há café e água à disposição.

4. Dedicação

Ter dedicação é sinal que ela tem interesse pelo trabalho. É um aspecto valorizado no ambiente corporativo porque reflete que a profissional está disposta a melhorar, a aprender ferramentas importantes para o dia a dia e a aprimorar e desenvolver uma habilidade.

Usar boa parte da jornada de trabalho para cuidar de assuntos pessoais, acessar as redes sociais ou trocar mensagens é encarado como falta de comprometimento.

Uma boa secretária de dentista consegue fazer uma tarefa rápida, bem feita e que gera resultados.

É preciso, no entanto, saber conciliar as horas de dedicação ao trabalho com o tempo livre. Essa pausa é necessária para que o trabalhador descanse e reduza o nível de estresse para, consequentemente, produzir melhor.

Habilidade extra: Aptidão para solucionar problemas

A secretária de dentista também precisa saber contornar e solucionar problemas, como atrasos e erros no preenchimento do receituário, de atestados ou recibos. Nessa hora, ser cordial e ter respostas rápidas e eficientes são atitudes determinantes para resolver o impasse.

Ela também deve conhecer muito bem o funcionamento do consultório. A partir disso, terá mais facilidade para tomar decisões rápidas porque saberá quais meios tem para resolver o problema.

Quando surge um problema inesperado, ter a iniciativa de encontrar a solução o mais rápido possível é uma característica imprescindível para essa profissional. O dentista deve estar ciente da responsabilidade de cada decisão tomada.

Uma boa secretária consegue explicar ao paciente, por exemplo, que o dentista teve um imprevisto e vai se atrasar para a consulta. Ou que ele está no comando de um procedimento cirúrgico que se mostrou complexo e por isso terá que remarcar a consulta. A atendente tem que ter jogo de cintura para explicar o que aconteceu e oferecer uma solução que deixe o paciente satisfeito.

Cursos para secretária de dentista

Os cursos de qualificação profissional são ótimos tanto para quem vai ingressar na profissão e para profissionais que atuam na área. É sempre útil renovar os aprendizados para se manter atualizado.

A educação a distância trouxe a facilidade de estudar em casa. Abaixo, listamos cursos de treinamento para recepcionistas ou secretárias de consultórios, além de ensinamentos sobre ferramentas usadas diariamente nas clínicas. Confira:

Recepcionista de clínica: curso gratuito em 10 aulas em vídeo para aprender sobre o funcionamento de um consultório, técnicas para falar ao telefone, organização, atendimento e finanças. (iClinic)

Recepcionista: aluno vai aprender sobre marketing pessoal, etiqueta social, ética, atendimento ao cliente, atendimento telefônico. As aulas são gratuitas, mas o certificado é pago. (Prime Cursos)

Comunicação: em 10 horas, curso ensina técnicas para se comunicar melhor. O certificado é pago. (Veduca)

Excel – 3 ferramentas essenciais: curso gratuito para aprender as funções SE e PROCV e a ferramenta FILTRO! para planilhas do Excel. São 22 aulas em duas horas. (Udemy)

A contratação de uma secretária de dentista é uma etapa importante para o bom funcionamento da clínica. Confira os nossos posts sobre gestão do consultório. Assine nossa newsletter para receber materiais informativos por e-mail.

Texto atualizado em 9 de outubro de 2018