Tão importante quanto investir no marketing do consultório odontológico é, também, ter uma estratégia de confirmação de consulta para garantir que os seus horários sejam devidamente preenchidos e que você não tenha nenhum prejuízo. Afinal, quem trabalha por conta própria sabe o quanto as faltas geram impactos no bolso.
Se você não conta com nenhum tipo de confirmação de agendamento e apenas confia na memória do paciente, continue a leitura deste conteúdo e confira as dicas que preparamos para a sua clínica!
Qual a importância da estratégia de confirmação de consulta?
Trabalhar com serviços de confirmação é extremamente prático para o dentista e para o paciente. Confira, abaixo, a importância e os benefícios.
Diminuir número de faltas
Este, sem dúvidas, é o objetivo principal. Como comentamos no início deste conteúdo, as faltas em um consultório são sinônimo de prejuízo. Isso porque você deixa um horário vago na sua agenda e perde a oportunidade de encaixar outros clientes para garantir o faturamento.
Muitas vezes, as faltas acontecem apenas pelo esquecimento do paciente, que pode estar com a rotina mais corrida. Essa estratégia simples pode ajudá-lo a lembrar de comparecer na consulta.
Organizar a agenda
Quando as faltas acontecem, muitas vezes o paciente sequer avisa com antecedência que não poderá estar presente. E, como explicamos, isso gera prejuízos. A estratégia de confirmação de consulta também visa diminuir esse tipo de situação.
Se o paciente é avisado com antecedência e comunica que não poderá comparecer, você tem tempo de organizar a agenda e fazer novos encaixes de horários.
Melhorar a experiência do paciente
Aproximar-se do seu cliente é importantíssimo para mantê-lo no consultório e evitar que ele migre para a concorrência. Pode parecer que não, mas, acredite, pequenas coisas no relacionamento consultório-paciente fazem a diferença, e uma delas é a comunicação dos agendamentos.
Além de lembrar a pessoa, essa é uma forma de ajudar o paciente a organizar-se melhor em relação a horários e, até mesmo, a outras informações sobre a consulta.
Melhorar a rotina da secretária
As estratégias de confirmação de agendamento são automatizadas, isso significa que a secretária não precisa ficar ligando ou enviando mensagens manualmente porque o sistema vai fazer isso.
Isso melhora a produtividade na recepção, já que proporciona mais tempo livre para que a secretária se envolva com outras funções que requerem mais atenção. Além disso, é uma forma de evitar que a recepcionista se esqueça de confirmar algum paciente.
Como funciona a confirmação de consulta?
A confirmação de consulta consiste no envio automatizado de lembretes para pacientes, sempre com antecedência. Você pode definir a antecedência que seja interessante para o consultório (três dias antes e na véspera podem ser uma boa ideia), mas lembre-se que não deve ser algo abusivo.
Nesse lembrete, a depender do meio utilizado, você pode inserir um link para a pessoa clicar e automaticamente confirmar a consulta. Ou, então, solicitar que ela responda avisando se vai ou não comparecer.
Como fazer confirmação de agendamento automatizada?
O primeiro passo para ativar a confirmação automática é escolher o meio. Atualmente, existem algumas tecnologias que são bastante práticas e de fácil acesso para o paciente. Confira!
SMS
SMS é o envio de mensagens de texto via celular, o que significa que qualquer aparelho móvel pode receber a confirmação de agendamento, mesmo que sejam antigos e não tenham suporte a aplicativos.
É uma alternativa acessível e permite que o paciente possa ter acesso à mensagem ainda que não esteja conectado à internet.
Uma das desvantagens é que, com o uso de apps de mensagens instantâneas, muitas pessoas deixaram de verificar os SMSs ou têm receio de clicar em links por serem golpes.
O lembrete automático do WhatsApp tem sido uma das opções favoritas, isso porque o Brasil é o segundo país com mais usuários no app, de acordo com pesquisa da Mobile Time. Dessa forma, esse é um ótimo meio para se investir.
O único ponto negativo é que para fazer uso do WhatsApp o paciente precisa estar conectado à internet. Em uma situação em que isso não aconteça, ele pode perder a comunicação.
Exceto essa situação, o app é uma boa ideia e oferece mais chances do cliente visualizar a mensagem e, também, de respondê-la.
Aplicativo próprio
Outra opção é ter um aplicativo próprio para as confirmações. Alguns sistemas já oferecem essa alternativa e você não precisa se preocupar em pagar um desenvolvedor para isso.
O benefício do aplicativo é que, além de receber os lembretes, o paciente pode ter acesso a outras informações, o que torna a comunicação mais simples. Por outro lado, alguns clientes podem ter celulares com pouca memória ou que não estejam atualizados para receber o app.
É necessário estudar o seu público, a aceitação a essas plataformas e, também, verificar qual oferece mais benefícios em número de disparos, preços e outras comodidades. Uma dica é fazer um levantamento da opinião dos seus clientes para conseguir entender o que melhor se adapta às necessidades deles.
Além de escolher o melhor meio, vale lembrar que muitos softwares odontológicos oferecem a opção do disparo de avisos para os pacientes. Aliás, esse é um ponto importante que deve ser considerado na hora de comprar um programa para o seu consultório odontológico.
Novamente, não se esqueça de confirmar qual o tipo de disparo o software tem incluso, para escolher o que se adequa melhor.
Se você ainda não possui um software, há a opção de fazer o envio agendado pelo WhatsApp. Confira no vídeo do canal Otimize o seu negócio o passo a passo:
Modelos de mensagem de confirmação de consulta
Agora, vamos imaginar que você já escolheu a sua plataforma de envio de lembretes. Chegou o momento de pensar no texto da mensagem que vai ser enviada.
Algumas informações são fundamentais para que a comunicação seja eficaz:
- Nome do seu consultório e nome da pessoa responsável pelo envio
- Nome do paciente
- Data (por exemplo, quarta-feira, 28 de setembro) e horário
- Motivo do contato
- Endereço e telefone para contato
Lembre-se que a mensagem deve ser redigida corretamente, sem erros de português e muitas abreviações, para evitar que o paciente cogite a hipótese de ser um golpe.
Por último, esta é uma oportunidade para aproximar-se do paciente. Então, que tal ter uma abordagem mais humanizada, ao invés de ser algo sem personalização? Esse tipo de comunicação faz toda a diferença!
Confira alguns exemplos:
Olá, NOME DO PACIENTE. Aqui é NOME DO RESPONSÁVEL PELO ENVIO, da NOME DA CLÍNICA. Como você está?
O motivo do meu contato é para te avisar que no dia INSERIR DATA, às INSERIR HORÁRIO, você tem uma consulta agendada com a/o NOME DO DENTISTA.
Caso não seja possível comparecer, por favor, nos avise pelo telefone NÚMERO DE TELEFONE.
Até mais!
Vale lembrar que o final pode ser personalizado, de acordo com a forma de confirmação da consulta — que pode ser por telefone, clicar em link ou responder a mensagem.
Outro modelo:
Olá, NOME DO PACIENTE. Sou NOME DO RESPONSÁVEL PELO ENVIO, da NOME DA CLÍNICA.
Estou passando para lembrar que a sua consulta está agendada para o dia INSERIR DATA, às INSERIR HORÁRIO. Caso não consiga vir, por favor, avise-nos em até 24 horas pelo telefone NÚMERO DE TELEFONE.
Atenciosamente
Existem inúmeras possibilidades para as suas mensagens e você pode escrever algumas opções até encontrar aquela que mais agrade. Desde que tenha as informações principais e esteja bem redigida, a sua equipe pode ficar à vontade para criar algo mais personalizado.
Como você viu ao longo do texto, os lembretes de consulta são uma ótima aposta para o seu consultório, independentemente do tamanho. Os benefícios são vários e essa é uma forma de eliminar uma tarefa, já que pode ser automatizada. Na hora de fazer os disparos, apenas certifique-se de que isso não aconteça fora do horário comercial ou durante os fins de semana.
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Gostei muito dessa dica. Trabalho com marketing digital, mas estamos em constante aprendizado.
E se não automatizarmos algumas tarefas, nosso dia fica absorvido com trabalhos extras, como uma simples confirmação de consulta,
Olá, como vai? Ficamos felizes que as nossas dicas te ajudou.
Sem dúvidas, a automatização tem muito a contribuir, tanto para dentistas como para profissionais de marketing!
Abraços!