O período de festas e férias terminou, e o ano começou para valer. Que tal, então, aproveitar e reservar os primeiros dias de janeiro para organizar o consultório odontológico?
O início do ano é o momento certo para planejar o estoque, separar documentos importantes para declaração de impostos, atualizar anamneses e colocar em dia o checklist de pendências da clínica.
Quer saber como fazer isso de maneira rápida e descomplicada? Continue a leitura para descobrir!
Planejamento do estoque
Planejar o estoque de materiais é uma atividade importante, mas que nem sempre faz parte da rotina dos consultórios. O que você aplica na sua clínica: planejamento ou compra por demanda?
Embora estoque seja dinheiro parado, é um recurso extremamente necessário para o desenvolvimento da atividade. No entanto, ele deve ser do tamanho exato das suas necessidades, nem abaixo e nem além do que você precisa.
Para o planejamento, é preciso fazer um levantamento diário dos seus atendimentos, durante um mês. Anote o procedimento realizado e quais materiais foram utilizados. O controle de estoque do consultório odontológico funciona bem quando feito tanto em planilha quanto em papel.
Ao final do período, você saberá quais materiais mais utilizou e, assim, poderá fazer a próxima compra na dental nas quantidades adequadas. Lembre-se de manter uma margem de segurança, mas não muito elevada.
Além do planejamento do início do ano, é indicado o uso de ferramentas que façam um inventário do estoque e que emitam alertas assim que os materiais estiverem prestes a acabar. Os melhores softwares de gerenciamento têm essa função.
Organização de gavetas
Uma gaveta bem organizada sempre facilita a hora de realizar procedimentos: quando você sabe onde os instrumentos e outros produtos estão, basta ir até ao local certo e pegar. Para isso, existem algumas dicas muito boas para acrescentar na sua organização de início de ano.
A nossa primeira sugestão é a organização por procedimentos, como separar um espaço para todos os materiais de restauração. Assim, ao chegar um paciente que precise desse tratamento, será mais fácil preparar tudo, sem que seja necessário tirar todos os equipamentos na bancada. Para potencializar essa dica, aposte em etiquetas para marcar nomes de tudo.
Já a nossa segunda dica é a organização por especialidade. Se você atua em mais de uma, que tal deixar tudo arrumado de acordo com as necessidades de cada área? Será um jeito prático de dispor todos os materiais odontológicos e até mesmo fazer o controle do que está faltando com mais facilidade.
Para você se inspirar, recomendamos um vídeo do canal Dicas Para Dentista, que ensina a organizar gavetas para deixar o dia a dia do consultório mais prático.
Confira também alguns organizadores que separamos para você:
- Gaveteiro com 12 gavetas da Kota Imports
- Caixa organizadora multiuso da Morelli
- Caixa organizadora laboratorial da Kota Imports
- Caixa organizadora com 32 divisórias da Orthometric
Documentos
Organizar a papelada para o imposto de renda é uma tarefa necessária, e quanto antes for realizada, melhor. Levante informações sobre o movimento do caixa, notas fiscais de compra e recibos emitidos aos pacientes.
Com todos os documentos em mãos, coloque em uma pasta e entregue ao contador para a declaração do imposto de renda – a Receita Federal começa a recepcionar as declarações, geralmente, em março.
Os impostos do dentista autônomo são o INSS, ISS e o imposto de renda. Já o profissional que atua no regime de pessoa jurídica e se enquadra no Simples Nacional deve recolher tributos em uma única guia, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), em que são presumidos IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, CPP, ISS e ICMS.
Organização dos documentos e fichas de pacientes
O início do ano também é um ótimo momento para organizar documentos e fichas dos pacientes. Afinal, na correria do dia a dia, esses papéis tendem a ficar desorganizados e fora de ordem alfabética, o que dificulta quando é necessário dar uma olhada no histórico da pessoa. Perder registros é algo que não deve acontecer!
Portanto, tire um momento do dia para verificar paciente por paciente e se algo está em falta. Lembre-se: dentro de cada pasta deve conter anamnese, exames, receitas, raio-x, recibos e todos os documentos que achar necessário incluir.
Para essa tarefa, a nossa dica é contar com ajuda de uma pessoa para realizar a organização, até mesmo porque o cirurgião-dentista não consegue dedicar tanto tempo com essa questão. No início do ano, organize-se com a sua recepcionista para deixar todos os arquivos em ordem.
Nossa segunda dica para organizar documentos e fichas de pacientes são as pastas com sistema de dígito-terminal, que tem poucos números e etiquetas coloridas, que ajudam a entender rapidamente quando uma pasta está organizada de forma errada.
Para entender melhor, deixamos o vídeo do canal O Organizador:
Confira também alguns produtos de papelaria que separamos para você:
Atualização de processos internos
Com o decorrer de um ano, é bem provável que você e a sua equipe percebam que alguns processos internos deixam de fazer tanto sentido, certo? Portanto, ao organizar o consultório odontológico no início do ano, faça uma reunião para repensar novos modelos. Avalie processos e verifique quais são aqueles que geram dificuldades e não oferecem mais agilidade.
Uma boa sugestão é contar com empresas que fazem consultoria de recursos humanos e oferecem serviços de reestruturação interna. Assim, você otimiza o seu tempo e conta com o conhecimento de profissionais que já possuem experiência no assunto.
Organização de agenda
Para organizar o consultório odontológico, nada como definir qual o modelo de agenda a ser utilizado para minimizar erros. Atualmente, para quem não quer ficar mais no papel, é possível encontrar diversos softwares especializados e focados em clínicas. Escolha um que possa dar uma visão completa de consultas, cirurgias e todos os procedimentos, além dos números de telefone dos próprios pacientes.
Opte também por um software em que seja possível registrar toda a trajetória do cliente dentro da clínica para que você possa monitorar retornos, informações de pós-operatório e outros dados adicionais que possam facilitar a rotina da recepcionista ao entrar em contato com o paciente. Sem dúvidas, a agenda para consultório odontológico é uma grande aliada da organização!
A agenda para consultório odontológico pode ser organizada em softwares próprios que oferecem diversos recursos para facilitar a rotina.
Descarte do que não é mais necessário
A rotina em um consultório odontológico, em geral, é corrida. No meio disso tudo, é normal que alguns materiais, papéis e outros itens que não são mais utilizados fiquem ocupando espaço e sejam esquecidos. Para começar o ano bem, é importante remover tudo aquilo que não tem mais uso ou não faz sentido para a clínica.
Veja o que pode ser doado, consertado, reciclado ou que precisa ir para o descarte. Verifique se há produtos vencidos e faça uma limpeza em todo o estoque, nas salas e na recepção da clínica.
Manutenção de equipamentos odontológicos
Utilize as primeiras semanas de janeiro para uma revisão dos equipamentos do consultório. Contate as assistências técnicas para uma manutenção preventiva nos itens mais utilizados da clínica, como conjunto odontológico, compressor, fotopolimerizador, aparelho de raios X, caneta de ultrassom e autoclave.
Aproveite a realização do Ciosp (Congresso Internacional de Odontologia de São Paulo), em janeiro e fevereiro, para fazer ótimos negócios e atualizar seu maquinário.
Cursos e congressos
Consulte o cronograma de cursos e congressos de Odontologia para frequentar neste ano e programe-se. Pode ser que seja necessário se ausentar do consultório por alguns dias úteis, sendo assim, deixe a agenda bloqueada para atendimentos.
Os cursos de imersão são recomendados para o profissional com pouco tempo disponível, mas que precisa se atualizar. As aulas são em dois ou quatro dias, e o conteúdo é extremamente direcionado e repassado de forma intensiva. Já a pós-graduação é mais aprofundada e, consequentemente, tem duração maior.
Comece agora a organizar o consultório odontológico para entrar no ano com a casa em ordem. Planeje o estoque, agende as manutenções dos equipamentos e consulte a agenda de cursos e congressos. Não deixe para a última hora!
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