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Surya Dental

Organização da agenda: horários no consultório odontológico

A organização da agenda em consultórios odontológicos pode ser um tema bastante problemático para alguns profissionais. Afinal, os contratempos na agenda, quando não solucionados de forma eficiente, tendem a se multiplicar. E para piorar, esse tipo de problema tem inclinação a atrair outros, em um verdadeiro efeito cascata. Entre as complicações mais comuns, causadas por atrasos recorrentes na agenda, estão a redução da credibilidade do consultório e a queda na renda.

Para ajudar você a enfrentar os obstáculos na organização da agenda, otimizar horários e evitar que atrasos se transformem em um padrão de comportamento em seu consultório odontológico, montamos uma lista com algumas dicas que podem salvar seu planejamento. Confira!

organização da agenda

Faça a confirmação de horários

Para que se estabeleça uma rotina de sucesso é importante criar um padrão, com estratégias que diminuam os furos na agenda diária. Uma das técnicas mais importantes para se atingir esse objetivo é a confirmação da agenda.

Confirmar as consultas com antecedência deve ser uma prática diária em clínicas odontológicas. O ideal é que essa confirmação seja feita sempre um dia antes do atendimento. Assim, quando o telefone tocar, seu paciente fará a conexão com a próxima consulta e poderá organizar seu horário, e se for o caso, informar no trabalho sua ausência em determinado período.

Outra técnica utilizada com sucesso em consultórios é o lembrete virtual. Recorde seu paciente, na data da consulta, de seu compromisso por mensagens de texto. Sua secretária pode enviar um “lembrete” para o paciente acompanhado de um pedido de confirmação extra.

Essa mensagem pode ser por SMS ou por WhatsApp, o importante é que você tenha uma programação e que seu paciente receba o aviso com algumas horas de antecedência. Pois, caso haja um imprevisto e ele precise desmarcar seu procedimento, existirá um tempo hábil para que o próximo paciente não seja prejudicado. Se não houver possibilidade de adiantar o próximo horário, você pode aproveitar esse tempo vago para antecipar suas tarefas diárias.

Esse formato de organização da agenda lhe dá liberdade para criar espaços para encaixes de emergência. Mas lembre-se que esses horários devem ser dispostos preferencialmente ao final do dia.

Programa sem atraso

Uma forma eficaz para estimular a pontualidade é o uso programas de pontos para clientes que chegam no horário, do tipo cartão de fidelidade mesmo! No geral, as pessoas adoram brindes e premiações. Além de incentivar seus pacientes, esse programa cria um diferencial, aumenta sua produtividade, diminui os índices de abandono de tratamento e cria laços de identificação com sua clientela.

Como premiação, opte por produtos ou serviços ligados a seu consultório. Tenha em mente que esse brinde deve ser desejado e trazer a sensação de vantagem ao ganhador. Trabalhe com algo que irá servir como duplo ganho, premiação e divulgação de seu consultório.

Checklist diário

Crie um checklist com as rotinas do dia, delegue o que pode ser resolvido por um colaborador e direcione suas atribuições. Organize essa planilha com separações de tempo para: cadastro de pacientes, análise de documentação, planos de tratamento, laudos, controle de estoque, organização de materiais, procedimentos estéticos, procedimentos restaurativos e avaliações odontológicas. Essas listas, depois de implementadas em sua rotina, ajudarão você e seus funcionários a organizar seu dia e otimizar o tempo dentro do consultório.

Tenha em mente que alguns procedimentos demandam tempo para preparação, e você estará envolvido no processo. Para que tudo funcione como o planejado, adote um programa de mensagens para se comunicar com sua secretária. A comunicação feita dessa forma o manterá atualizado sem interromper seus afazeres.

Organização da agenda

Uma boa dica para organização da agenda é adotar programas de agendas virtuais. Anotações de consultas e orçamentos poderão ser incluídos por sua equipe, e você pode visualizar em tempo real.

Essa agenda pode ser integrada com a dos colegas que atendam na mesma clínica, o que vai otimizar o tempo do paciente também. Se ele tem vários procedimentos marcados para a mesma semana, esse agendamento pode ser aprimorado, com a realocação de horários e verificação de técnicas que possam ser realizados no mesmo dia.

Secretaria, aperfeiçoamento e otimização

Invista no treinamento de seus funcionários. De nada adianta os melhores planejamentos e softwares se sua equipe não estiver preparada para enfrentar os desafios do dia a dia. Secretárias e auxiliares precisam estar em sintonia com a agenda, informadas e preparadas para lidar com os imprevistos e gerenciar o seu tempo da melhor maneira possível.

Além disso, agenda e secretária precisam andar juntas. Para garantir um processo dinâmico, é importante que se invista em cursos e treinamentos. Nesse momento, é bom enfatizar que, além de cuidar de sua agenda, a secretária vai ser o foco de toda a otimização de seus atendimentos. Ao auxiliar nas rotinas diárias, ela se torna a principal articuladora no relacionamento com o paciente. Isso merece uma atenção especial!

Conte com imprevistos

O ideal é que eles não ocorram, mas como sabemos que é impossível controlar todas as variáveis, crie uma política interna de tolerância de atraso. Organize tabelas, com a duração aproximada dos procedimentos. Fique atento ao tempo ideal para consultas, que é de 15 a 45 minutos, e fixe um tempo limite para que seu paciente esteja no consultório. Inclua esse período extra, que compreende a chegada a clínica a entrada na sala de atendimento em seu planejamento.

O tempo de tolerância de atraso pode variar de acordo com as características do seu consultório. É recomendado que seja algo entre 5, 10 ou 15 minutos, e é essencial que ele esteja previsto em sua agenda.

Informe o seu paciente que caso ele não chegue no horário, terá que remarcar sua consulta. Deixe claro que atrasos prejudicam os atendimentos, aumentando o tempo de tratamento.

Essas são algumas dicas para a organização da agenda e a otimização do tempo no consultório. Todas elas, unidas a um trabalho de qualidade e serviços alinhados às novas tendências do setor, irão deixar você à frente da concorrência.

Quer mais dicas para otimizar o atendimento no consultório? Leia também 4 características de uma boa secretária de dentista.

 

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