Como fazer o controle de estoque do consultório odontológico?

Para quem administra uma clínica odontológica, o estoque é um aspecto muito importante para o pleno funcionamento dos serviços. Ter uma boa organização dos materiais para dentista é essencial para evitar gastos desnecessários, garantir que não falte nenhum produto na hora de um atendimento e, também, para controle de tudo o que entra e sai no seu consultório. 

A gestão de estoque deve ser feita diariamente, sendo parte crucial do trabalho de um dentista ou da pessoa secretária. Sem uma administração correta e atualizada, você poderá perder tempo e dinheiro.

Neste conteúdo, nós vamos te contar os benefícios de um estoque organizado, dar dicas para ajudar nessa tarefa e, também, como criar um relatório eficiente. Boa leitura!

Benefícios de um estoque organizado

Organizar o estoque do consultório pode não ser das tarefas mais interessantes de se fazer, mas, sem dúvidas, é uma das mais importantes quando o assunto é gestão. É nesse movimento de não organizar os materiais e instrumentos que muitos profissionais acabam perdendo o controle das entradas e saídas, o que provavelmente pesa nas finanças da clínica. 

Manter o estoque sempre em dia é bastante vantajoso. Entenda!

Evita a perda de produtos

Respeitar a data de validade dos produtos é importantíssimo para a segurança do paciente e a eficácia do tratamento. Entretanto, quando você não está antenado a essa informação, há boas chances de que esses materiais sejam perdidos. 

Quando o controle de estoque é bem feito, você sabe exatamente o que tem guardado e quais as datas de validade. Isso significa que tudo será utilizado no devido tempo, sem que fique armazenado por um longo período. 

Diminui gastos desnecessários

Se você não sabe exatamente o que tem, provavelmente vai comprar o que não precisa. Quando o dentista ou a secretária está alheia ao estoque, é provável que a reposição de produtos não condiga exatamente com as necessidades do consultório. 

Sem saber o que já tem no estoque, pode acontecer de você comprar mais materiais do que o necessário e, assim, gastar dinheiro sem necessidade e ainda correr riscos de alguns produtos ficarem parados ou vencerem. 

Torna a rotina mais prática

Já aconteceu de comprar um material e, depois, ter dificuldades de encontrar? Se a sua resposta for afirmativa, talvez o seu estoque não esteja tão bem organizado. Manter os insumos odontológicos ordenados por categoria e no devido lugar faz com que você ganhe tempo e, assim, a rotina fica mais ágil. 

Atendimentos realizados corretamente

Se há uma situação desagradável no consultório é quando o dentista percebe a falta de um material bem na hora do atendimento. Esse é um exemplo de desorganização do estoque, que, embora não deveria acontecer, ainda é recorrente. 

É por isso que todas as suas mercadorias devem estar em dia. Assim, quando você notar a ausência de algo, vai ter tempo de repor e, consequentemente, atender corretamente todos os seus pacientes. 

Como organizar o material para dentista?

Agora que você já sabe a importância de manter o estoque atualizado e organizado, chegou o momento de conferir algumas dicas importantes para aplicar no dia a dia. 

Organize o espaço

O primeiro passo é organizar o espaço destinado ao estoque. Limpe-o, verifique os produtos e arrume o que for necessário. Caixas organizadoras são excelentes aliadas dessa tarefa. Não se esqueça de etiquetá-las para facilitar na hora de procurar algum material. 

Se o seu estoque estiver dentro de um armário, crie uma lógica de organização. Por exemplo, de um lado só os descartáveis, do outro os instrumentais etc. 

Monitore a validade dos produtos

Além da quantidade dos produtos, existe um fator importante para o controle de estoque: a data de validade. Após esse período determinado pela indústria farmacêutica, o medicamento perde sua eficácia.

Portanto, mantenha sua relação atualizada em relação à data de vencimento. Sempre que estiver próxima, providencie mais.

Uma dica é sempre trazer os produtos mais próximos da data de vencimento para a frente das prateleiras. Caso contrário, na hora da reposição, os mais novos ficarão à mostra e os mais antigos permanecerão no fundo, inutilizados.

Conte com a ajuda de um software ou de uma planilha

Não confie apenas na memória quando o assunto é estoque. A tecnologia é essencial para auxiliar nesse processo, já que você centraliza todas as informações em um único lugar, sem riscos de esquecer qualquer coisa. 

Aqui no blog da Surya Dental, temos um conteúdo completo sobre dicas de softwares odontológicos, que, além de terem controle de estoque, podem ser utilizados para outros meios, como ações de marketing, agenda etc. 

Caso você esteja começando o seu consultório e ainda não consiga investir em um software, as planilhas de controle de estoque de odontologia  podem servir muito bem para esse propósito. 

Mantenha o controle de estoque atualizado

O controle do estoque é um exercício constante, e é preciso mantê-lo sempre atualizado. Esse gerenciamento vai impedir que faltem materiais em um momento crucial ou que medicamentos fiquem parados por muito tempo, correndo o risco de o prazo de validade expirar.

Faça um exercício e calcule a média mensal de estoque necessário: durante um mês, anote todos os materiais usados no dia, sempre repondo quando necessário. Ao fim desse período, some todas as quantidades.

No mês seguinte, você já terá uma noção da quantidade necessária e da média diária de produtos utilizados. Com base nisso, programe compras por períodos (semanais, quinzenais, mensais) na dental de sua confiança. Lembre-se de se basear no fluxo de caixa da sua clínica.

Para auxiliar nesse processo, use softwares e planilhas para controle de estoque do consultório odontológico.

Especifique as informações sobre os produtos

Enquanto estiver cadastrando os produtos na planilha ou no software, uma dica importante é descrevê-los detalhadamente, isso porque você pode ter diversos materiais da mesma marca ou do mesmo tipo. Evitar brechas para se confundir é crucial e faz a diferença na hora de repor estoque ou procurar insumos para algum atendimento. 

Entradas e saídas

Para controlar a entrada e a saída de materiais, utilize como base a lista de suas últimas compras. Será fundamental para evitar a recompra por engano ou a falta de produtos durante os procedimentos.

Ao fim do dia, quantifique o que foi utilizado e subtraia do total adquirido. Mesmo tendo uma ideia da média diária, pode ser que sejam necessários mais ou menos produtos, e você poderá acompanhar tudo em tempo real.

Uma forma de tornar esse processo mais fácil é manter os armários bem organizados e em uma ordem lógica. Assim, será mais fácil identificar a falta ou sobra de materiais.

Compre a quantidade ideal

Outro erro na hora de repor os insumos odontológicos é comprar além do necessário. Já comentamos que alguns produtos têm data de validade e, caso você não os use o quanto antes, acabará por ter prejuízos. 

É muito importante ter noção da quantidade de materiais utilizados no dia a dia, para facilitar na hora de fazer a lista de compras do consultório. 

Escolha bons fornecedores

Eles são parte crucial do controle de estoque de um consultório odontológico. Sem bons fornecedores, será difícil controlar as entradas e saídas e manter uma boa quantidade de materiais.

Juntamente com sua relação, tenha as informações (nome, telefone e e-mail) de qual foi o fornecedor do último pedido. Por praticidade, busque fazer suas compras sempre com as mesmas empresas.

Da mesma forma, podem acontecer situações urgentes. Portanto, tenha à disposição as informações de outros fornecedores para emergências.

Um bom fornecedor deve ser aquele de confiança, como a Surya Dental, que está há mais de 27 anos no mercado, com as melhores marcas odontológicas. Oferecemos diversas opções de pagamento, para que você encontre a opção certa para as finanças da sua clínica! Clique no banner abaixo e saiba mais!