Com o agitado estilo de vida contemporâneo, os profissionais precisam de soluções que facilitem suas atividades, ou pelo menos uma parte delas. As novas tecnologias, em especial aquelas empregadas em sistemas mobile, são ferramentas muito úteis nesse sentido.
O WhatsApp é, sem dúvida, uma das mais proeminentes, com mais de 1,5 bilhão de usuários no mundo.
Uma das grandes vantagens de como usar o WhatsApp no consultório é que ele pode reduzir gastos com telefonia tradicional, algo que é bastante interessante para o segmento odontológico, que precisa estar em constante relacionamento com os pacientes.
Você já utiliza o WhatsApp no seu consultório? De que forma aplica esse comunicador a seu favor? Veja, a seguir, os melhores usos da ferramenta para o dia a dia da clínica.
Use uma conta profissional
O WhatsApp Business é apropriado para pequenos negócios, como os consultórios odontológicos. A conexão com os clientes é facilitada, pois a ferramenta conta com alguns recursos que as contas pessoais não têm: respostas automatizadas e classificação das mensagens para agilizar o retorno para os pacientes.
No perfil profissional, é possível colocar informações úteis para o paciente, como nome e descrição da clínica, endereço, e-mail, site e outras formas de contato. Use o logo do consultório como imagem de perfil.
O recurso de respostas rápidas permite salvar e reutilizar mensagens enviadas com frequência para responder perguntas comuns. Grave mensagens de saudações, de apresentação da clínica e de avisos para ocasiões fora do horário comercial ou em período de férias. O atendimento automatizado no WhatsApp é grátis, não é preciso usar nenhuma ferramenta complementar para isso.
O WhatsApp Business ainda tem a opção de etiquetar seus contatos para encontrá-los com facilidade depois. Para clínicas odontológicas, as tags podem ser: novos pacientes, inadimplentes, pacientes fidelizados, clientes que não aparecem há tempos. Além disso, você pode categorizar por especialidade ou procedimento e, assim, distribuir conteúdos direcionados.
Comunique-se em tempo real
O atendimento rápido torna a experiência próxima, e evita aquele contato frio e distante. Uma vez que você dá a liberdade ao paciente para entrar em contato por esse canal, algumas questões logo vão aparecer, como mensagens em horários inapropriados, fora do período comercial ou o pedido de informações que devem ser fornecidas apenas em consultas.
Para evitar desgastes na relação entre paciente e dentista, configure respostas automáticas para quando a secretária estiver ocupada e não puder responder. “Olá! Visualizamos seu recado. Em até 30 minutos entraremos em contato.” É um exemplo de mensagem simples e que tranquiliza o remetente.
Deixe claro o horário em que a clínica está disponível e esclareça que o aplicativo não substitui a consulta presencial. O WhatsApp deve servir para agendamentos, envio de materiais informativos e solução de algumas dúvidas.
Agende e confirme consultas
O agendamento por WhatsApp, tanto para consultas e exames, é uma facilidade que você deve oferecer ao paciente. Nas proximidades do dia marcado, envie a confirmação do horário e peça uma resposta do cliente.
Alguns softwares para gerenciamento de clínicas mandam pedidos de confirmação por SMS, mas a comunicação com WhatsApp tende a ser mais efetiva.
Envie materiais educativos
Com o paciente no consultório e durante o preenchimento da ficha de avaliação, peça a permissão dele para se comunicar pelo aplicativo a partir daquele encontro. Com esse consentimento por escrito no prontuário, você estará apto a enviar materiais informativos aos contatos, sem ferir a lei de proteção de dados.
Distribua conteúdo autoral em vídeo, texto, infográfico e fotos, mas não faça ofertas de produtos ou serviços. As pessoas são mais receptivas a materiais informativos do que a promoções comerciais.
Não sabe o que produzir? Você pode começar com dicas de higiene bucal, cuidados com o clareamento, explicações simplificadas sobre procedimentos, mitos e verdades, perguntas e respostas. Pense no perfil dos pacientes atendidos na sua clínica. Odontopediatras podem focar em conteúdos para mães e pais sobre saúde bucal da criança e do bebê, por exemplo.
Oferecer informação é uma maneira altamente relevante de trabalhar o marketing de conteúdo, que gera credibilidade para o nome do dentista e todo o seu negócio.
Oriente sobre o tratamento
Encaminhar a relação de cuidados que o paciente deve ter durante o tratamento e após o procedimento é um ótimo auxílio para obter melhores resultados e aumentar os níveis de satisfação com o serviço prestado.
Além disso, esteja disponível nas emergências. Pós-operatório ou colocação de aparelhos ortodônticos são situações que exigem atenção especial. Seja prestativo e esteja pronto para ajudar nesses casos.
Cuidado com o spam
Cada mensagem enviada é uma oportunidade de mostrar o comprometimento e seriedade do seu consultório. Por isso, nada de ser intrusivo com mensagens excessivas e desnecessárias. Nem perca tempo enviando bom dia, gifs ou vídeos engraçados.
Não se esqueça que um comportamento inadequado pelo aplicativo pode gerar um print de tela e até prejuízo ao consultório. Comporte-se como um profissional.
O WhatsApp é uma ferramenta que traz uma série de vantagens para o consultório, desde que utilizada da forma correta. Com essas orientações, você estará pronto para tirar proveito máximo desse comunicador tão popular.
Fique atualizado sobre estratégias de marketing e comunicação da sua clínica! Acesse o blog da Surya e confira mais conteúdos sobre os temas!
