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Marketing Surya
publicado em 19/nov/2015
e atualizado em 11/nov/2020
O fim de ano é um período tumultuado em clínicas odontológicas. Além dos agendamentos marcados com antecedência, sempre há pacientes em busca de um encaixe na agenda do consultório para um check-up pré-Natal e réveillon.
É preciso organizar também o local de trabalho para as férias coletivas, o que significa avisar os pacientes sobre o fechamento da clínica, programar e-mails e mensagens, pedir a confirmação de consultas e verificar o atendimento do laboratório de próteses dentárias.
Não se preocupe! Neste artigo, você vai descobrir como organizar o fim de ano no consultório para curtir as férias sem preocupações. Vamos lá?
Se a clínica estiver em férias coletivas entre o Natal e o ano-novo, não se esqueça de comunicar os pacientes. Envie um e-mail ou uma mensagem por WhatsApp ou SMS, informando qual período o consultório permanecerá fechado. Escreva o dia e o horário de reabertura. Você também pode deixar um telefone de contato exclusivo para emergências odontológicas.
Imprima um aviso sobre as férias coletivas e o retorno ao trabalho e fixe na porta do consultório.
Escreva uma mensagem automática para e-mail e WhatsApp sobre o recesso na clínica. Faça o mesmo com a secretária eletrônica no dia anterior às férias. Assim, seu paciente que não foi notificado ficará sabendo que o consultório está fechado.
O cliente ainda pode deixar uma mensagem para que você entre em contato quando voltar.
Organize a agenda do consultório com algumas janelas para atendimentos de última hora. É comum que pacientes procurem o dentista para um check-up geral antes das festas do fim de ano e das férias de janeiro.
Os horários vagos vão servir justamente para esses encaixes emergenciais, mas lembre-se de comunicar o cliente que alguns serviços são complexos e nem sempre é possível concluir a tempo.
Nas semanas próximas ao Natal, deixe espaços na agenda para encaixes urgentes.
Use o recurso do software de gestão da clínica odontológica para que os pacientes confirmem as consultas por SMS ou WhatsApp. Faça isso especialmente com os agendamentos da primeira semana de retorno das férias.
Essa confirmação é importante para que a agenda não fique vazia logo que você reabrir a clínica e nem gaste tempo ligando para cada paciente, além de reduzir o número de faltas.
Confirme com antecedência se o protético vai tirar férias e em qual período. Assim, você consegue programar atendimentos que necessitam da confecção das peças. Geralmente, os laboratórios de prótese dentária entram em férias coletivas, fechando dias antes do Natal e reabrindo só no ano seguinte.
Por isso, é comum que procedimentos de prótese e dentística fiquem parados à espera do retorno dos protéticos. Lembre-se disso para não atender casos que necessitem de serviços de terceiros.
É uma solução eficaz para o dentista que trabalha em uma clínica com mais de um especialista. A agenda digital unifica os atendimentos e otimiza tempo na procura de horários.
Em vez de a secretária procurar em vários cadernos de papel, ela abre a agenda eletrônica e, de forma ágil, encontra o horário disponível para a primeira consulta do novo paciente ou para o retorno do cliente que já é fidelizado.
Esse formato de agendamento online pode funcionar também no consultório onde atua um único cirurgião-dentista. Além disso, o profissional pode consultar os horários de onde estiver, pois os dados são armazenados na nuvem.
Agenda online e compartilhada: formato ideal para clínicas com dois ou mais dentistas.
As ações de marketing não devem ser suspensas. Antes de sair de férias, reserve um tempo para programar todas as publicações em redes sociais e os disparos de e-mail marketing.
Use o calendário anual de ações e agende os posts nas redes sociais de acordo com o planejamento. Não se esqueça de datas importantes, como Natal e ano-novo. Programe também o envio automático de e-mails e mensagens para os aniversariantes.
Essas etapas de organização da agenda do consultório odontológico darão segurança para você e seus pacientes. Resolva todos os assuntos pendentes antes de entrar em férias coletivas e aproveite os dias de folga com tranquilidade.
Além de aprender dicas de como organizar a agenda da clínica para o fim do ano, que tal assinar nossa newsletter para receber conteúdos para melhorar o gerenciamento do seu negócio? É muito simples, basta deixar seu e-mail no formulário abaixo.
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