Consultório odontológico: como organizar agenda de fim de ano?

Organizar o expediente para o período de dezembro não é tarefa fácil. Afinal, a agenda de fim de ano de um consultório costuma ser bastante tumultuada, já que é necessário alinhar os horários disponíveis, número de pacientes a serem atendidos, encaixes de check-up, além do recesso coletivo da clínica.

É preciso organizar também o local de trabalho para as férias coletivas, o que significa avisar os pacientes sobre o fechamento da clínica, programar e-mails e mensagens, pedir a confirmação de consultas e verificar o atendimento do laboratório de próteses dentárias.

Não se preocupe! Neste artigo, você vai descobrir como organizar o fim de ano no consultório para curtir as férias sem preocupações. Vamos lá?

Avise os pacientes

Se a clínica estiver em férias coletivas entre o Natal e o ano-novo, não se esqueça de comunicar os pacientes. Envie um e-mail ou uma mensagem por WhatsApp ou SMS, informando qual período o consultório permanecerá fechado. Escreva o dia e o horário de reabertura. Você também pode deixar um telefone de contato exclusivo para emergências odontológicas.

Além dos avisos digitais, não se esqueça de fixar os comunicados pela clínica. É muito importante que os pacientes que frequentam mensalmente o consultório tenham acesso a essa informação.

Aliás, vale ressaltar isso toda vez que for atender alguém, caso ela não veja os avisos dentro do consultório.

Programe e-mail automático e secretária eletrônica

Escreva uma mensagem automática para e-mail e WhatsApp sobre o recesso na clínica. Faça o mesmo com a secretária eletrônica no dia anterior às férias. Assim, seu paciente que não foi notificado ficará sabendo que o consultório está fechado.

O cliente ainda pode deixar uma mensagem para que você entre em contato quando voltar.

Dê prioridades para atendimentos urgentes

Ao organizar a agenda do fim de ano, lembre-se que os atendimentos de urgência podem aparecer e merecem prioridade. Afinal, é uma questão de saúde e, a depender do caso, pode prejudicar drasticamente o paciente.

Se você estiver realizando procedimentos complexos e que exigem que o paciente vá mensalmente ao consultório, pense nos agendamentos de forma que deem prioridade a essas pessoas, especialmente para os casos que não podem ficar sem atendimento. 

Mas, além dessas situações previsíveis, é necessário lembrar de que outros pacientes podem passar por algum tipo de episódio em que precisam urgentemente serem atendidos. Nesse caso, vale deixar diariamente um horário disponível para isso e avisar aos clientes sobre essa dinâmica.

Peça confirmação das consultas

Use o recurso do software de gestão da clínica odontológica para que os pacientes confirmem as consultas por SMS ou WhatsApp. Faça isso especialmente com os agendamentos da primeira semana de retorno das férias.

Essa confirmação é importante para que a agenda não fique vazia logo que você reabrir a clínica e nem gaste tempo ligando para cada paciente, além de reduzir o número de faltas.

Agende os primeiros pacientes do próximo ano

Para não começar o próximo ano com os horários vazios, é importante organizar os agendamentos dos primeiros pacientes que você vai atender quando voltar do recesso.

Como já explicamos, há situações em que isso será mais fácil, que são aquelas em que o atendimento mensal faz parte do tratamento. Nesse caso, você já pode articular esses horários e alinhá-los com os pacientes.

As primeiras semanas do retorno também podem ser usadas para encaixar pacientes que solicitaram por um horário em dezembro e não conseguiram.

Organize-se com os fornecedores

Ao regressar do recesso, é muito importante que o consultório esteja com o estoque organizado para que os atendimentos possam ser feitos tranquilamente.

Por isso, é crucial encontrar um espaço na agenda para verificar todo o estoque e fazer o pedido dos materiais que estão em falta.

Lembre-se que comprar pela internet tem prazo de entrega e, por isso, é importante levar essa data em consideração para organizar corretamente o pedido e o momento de receber tudo.

O mesmo é válido para outros fornecedores, como os de embalagens, produtos de limpeza e café, se for o caso. Verifique se eles vão sair de férias e evite fazer todos os pedidos na última hora.

Informe-se sobre as férias do laboratório de prótese

Confirme com antecedência se o protético vai tirar férias e em qual período. Assim, você consegue programar atendimentos que necessitam da confecção das peças. Geralmente, os laboratórios de prótese dentária entram em férias coletivas, fechando dias antes do Natal e reabrindo só no ano seguinte.

Por isso, é comum que procedimentos de prótese e dentística fiquem parados à espera do retorno dos protéticos. Lembre-se disso para não atender casos que necessitem de serviços de terceiros.

Tenha uma agenda digital compartilhada

É uma solução eficaz para o dentista que trabalha em uma clínica com mais de um especialista. A agenda digital unifica os atendimentos e otimiza tempo na procura de horários.

Em vez de a secretária procurar em vários cadernos de papel, ela abre a agenda eletrônica e, de forma ágil, encontra o horário disponível para a primeira consulta do novo paciente ou para o retorno do cliente que já é fidelizado.

Esse formato de agendamento online pode funcionar também no consultório onde atua um único cirurgião-dentista. Além disso, o profissional pode consultar os horários de onde estiver, pois os dados são armazenados na nuvem.

Se necessário, amplie os horários de atendimento

Para consultórios maiores e que atendem muitos pacientes, o horário comercial pode não ser o suficiente para contemplar todas as pessoas que precisam de consulta. É importante lembrar que muitos clientes também podem estar com dificuldades na agenda, já que alguns serviços estendem o tempo de trabalho no fim de ano.

Considerando esses dois pontos, ampliar o horário de atendimento do consultório durante o mês de dezembro pode ser uma necessidade e vale a pena estudar essa possibilidade.

Lembre-se que é necessário respeitar os direitos trabalhistas dos colaboradores da clínica. De acordo com a lei, o funcionário deve trabalhar oito horas por dia e não deve ultrapassar as 44h semanais.

Agende a publicação das campanhas de marketing

As ações de marketing não devem ser suspensas. Antes de sair de férias, reserve um tempo para programar todas as publicações em redes sociais e os disparos de e-mail marketing.

Use o calendário anual de ações e agende os posts nas redes sociais de acordo com o planejamento. Não se esqueça de datas importantes, como Natal e ano-novo. Programe também o envio automático de e-mails e mensagens para os aniversariantes.

Intensifique os cuidados com a Covid-19

Justamente pela agenda estar apertada, haverá grande movimentação de pessoas dentro do consultório. Por isso, mesmo com os pacientes e a equipe vacinada, intensificar os cuidados com a Covid-19 é essencial.

Além disso, não é possível ter a certeza que todos os pacientes, de fato, foram vacinados, por isso é importante manter o time protegido para não expor ninguém aos riscos de infecção.

O uso de face shield e máscaras PFF2, a pré-triagem por telefone e outras medidas devem ser levadas a sério. Assim como um reforço na limpeza, para manter o ambiente devidamente higienizado, mesmo com o fluxo grande de pacientes.

Considere parceria com outros cirurgiões-dentistas

A sua clínica tem espaço de sobra? Então, que tal ganhar dinheiro alugando esse espaço para outro profissional e, ainda, dando conta de atender a todos os pacientes?

Ter a ajuda de um outro cirurgião-dentista pode ser essencial para a época de fim de ano, especialmente se o seu consultório for muito grande e tiver alta demanda.

Se esse for o seu plano, é importante encontrar um profissional com antecedência, de forma que possa verificar se estão alinhados em relação ao trabalho, se esse tipo de parceria faz sentido para ambos etc.

Tenha anotado e organizado tudo o que precisa ser feito

Como vimos até aqui, há diversas demandas que pedem a sua atenção para fechar o ano no consultório. Por isso, a organização é primordial, até mesmo para não se esquecer de nenhum detalhe.

Dessa forma, anote todos os itens que precisam ser feitos, crie planos de ação e distribua as tarefas entre a equipe.

Lembra-se da dica da agenda compartilhada? Ela será ótima para que todos fiquem por dentro do que é preciso ser feito.

Treine a equipe para esse momento

Por último, não deixe de treinar a equipe para lidar com as demandas de fim de ano. É importante que todos saibam o que é preciso fazer para que nada passe batido.

As secretárias são primordiais nesse momento e, por isso, é fundamental que elas entendam como o processo deve fluir, assim como compreender como é necessário organizar os horários, considerando todos os aspectos já citados.

Se você tiver mais do que uma profissional, divida as funções entre elas, para que nenhuma fique sobrecarregada. Também vale dar autonomia para que esse time organize-se da melhor forma e, depois, basta alinhar tudo e ver se faz sentido com o que você pensou.

Com o time unido e por dentro de tudo, o trabalho vai fluir, assim como a rotina ficará organizada, mesmo com a alta demanda de agendamentos.

Outra dica valiosa é contar com ferramentas digitais para dar conta de tudo e deixar o expediente mais fluido. Se você quiser indicações de algumas, não pode perder as dicas que damos em nosso e-book totalmente gratuito sobre o assunto. Para ler, basta clicar no banner abaixo e preencher o formulário!