A produtividade é um fator fundamental quando o assunto é gestão na odontologia. Isso porque ela é sinônimo de mais lucros e, também, de melhores condições de trabalho para você e para todo o time do seu consultório. Dessa forma, vale olhar com atenção para esse ponto e encontrar formas de otimizá-lo.
Para te ajudar, preparamos este conteúdo com dicas práticas para serem aplicadas na rotina de trabalho. Continue a leitura e confira!
Qual a importância de ter conhecimento de gestão para o cirurgião-dentista?
Quando falamos de gestão, é importante lembrar que esse conceito tem diversos braços, e envolve questões financeiras, tempo e produtividade — esta última é o tema do nosso post.
Saber gerenciar o tempo e a produtividade é necessário, especialmente quando pensamos em um mercado cada vez mais competitivo. Para estar apto a lidar com a concorrência, é preciso saber trabalhar bem, dominar técnicas e fazer um atendimento excepcional. Quem consegue organizar bem o dia tem mais horas livres para focar em evoluir.
Como aplicar a gestão em consultório odontológico?
Agora que você já sabe a importância da gestão em odontologia, chegou a hora de conferir oito dicas práticas que vão facilitar o dia a dia do consultório.
1. Conte com uma equipe de profissionais
Trabalhar sozinho nem sempre será a melhor opção. Dentistas que optam por atuar sem a presença de um auxiliar ou técnico de saúde bucal terão mais responsabilidades, inclusive, por tarefas pequenas, mas que demandam tempo na rotina.
Contar com uma equipe pode parecer um gasto, mas, na verdade, é um bom investimento em diversos aspectos. Os afazeres ficam mais bem divididos e você ficará apenas no que realmente compete ao cirurgião-dentista. Além disso, os atendimentos são mais ágeis quando se atua em quatro mãos, assim como a exaustão será menor.
2. Estruture o consultório de forma ergonômica
Você sabia que a disponibilização dos móveis dentro do consultório também faz a diferença? Mais do que pensar na estética, é fundamental considerar a ergonomia do espaço, o que vai facilitar o dia a dia no trabalho.
Isso significa organizar a mobília de um jeito que considere os movimentos necessários a serem feitos. A primeira dica é verificar se o consultório tem espaço suficiente para movimentação. Na região onde fica você e o auxiliar, deve ser possível trabalhar com tranquilidade, além de caber perfeitamente os dois mochos.
Próximo a vocês, é importante que estejam gavetas, corpo do equipo, unidade auxiliar e mesas de apoio. Dessa forma, você e o auxiliar só precisarão fazer movimentos nos braços quando precisarem pegar algo.
O melhor seria que o seu consultório tivesse 3 metros de largura. Mais do que isso, a praticidade do lugar é perdida.
3. Organize a agenda por tipos de procedimentos
É claro que nem sempre será possível organizar a agenda por tipos de procedimentos, até mesmo porque você também depende da disponibilidade do paciente. Entretanto, sempre que der, vale a pena investir nessa estratégia.
O motivo disso é que quando fazemos uma mesma atividade repetidas vezes, o processo se torna natural e o nível de dificuldade diminui. É como se “ganhássemos prática” ao fazer tarefas semelhantes uma atrás da outra.
Portanto, tente deixar o mesmo tipo de tarefa para o mesmo período do dia. Você verá que isso vai tornar mais ágil e otimizar o tempo na sua agenda.
4. Mantenha o estoque sempre abastecido
Um consultório sem estoque é um verdadeiro pesadelo. Já imaginou o quanto isso poderia prejudicar os seus atendimentos? Afinal, não é possível realizar um procedimento quando produtos fundamentais estão em falta.
Por isso, é crucial que o seu estoque esteja sempre atualizado, organizado e abastecido. Inclusive, esse é mais um dos motivos para contar com uma equipe e não trabalhar sozinho.
Quando você se torna responsável por inúmeras tarefas, é normal que a sua cabeça fique sobrecarregada e venha a se esquecer de algumas coisas. A única forma de evitar esses incidentes é optar por uma forma mais leve de trabalho, ao lado de outros profissionais que possam abraçar determinados afazeres.
5. Tenha uma agenda bem organizada
No tópico três, ensinamos uma dica de como organizar a agenda, agora, vamos falar sobre a importância de ter uma bem estruturada.
Primeiramente, é fundamental que você conte com uma secretária. Essa profissional vai cuidar de toda a organização dos seus horários, sem que isso se torne uma preocupação. Lembre-se que é importante contratar alguém que tenha ótimas habilidades em planejamento, para que a sua rotina fique redondinha.
A agenda pode ser digital ou no modelo físico, se esse formato funciona melhor para você e para a sua secretária. Existem muitas opções atualmente e vale a pena pesquisar mais a fundo para conhecer cada uma
Uma delas é o Google Agenda, serviço gratuito do Google. Nela, você pode organizar informações, como lembretes, tarefas, ausências, horário de almoço etc. Recentemente, a empresa passou a disponibilizar a opção de agendamento de horários, que pode ser útil para a sua secretária saber quando você está disponível para marcar uma consulta.
Os softwares para consultórios odontológicos também são bons aliados, já que oferecem tudo o que você precisa para cadastrar pacientes. Aliás, muitos proporcionam a possibilidade da agenda ser visualizada por mais de uma pessoa, o que vai manter o cirurgião-dentista e a secretária sintonizados.
6. Aplique metodologias de produtividade
Outra dica valiosa para a gestão do consultório é o uso de metodologias focadas em produtividade. Já ouviu falar do método kanban? Ele é bem simples: você vai criar quantas colunas forem necessárias para um processo. No nosso exemplo, fizemos com quatro: “para fazer”, “em progresso”, “pronto” e “aprovado”. A dica é que o seu quadro tenha o que melhor se adeque à rotina do consultório.
Em seguida, você e outros membros da equipe que vão usar o método escreverão em post-its as tarefas. Depois, é só movimentá-las de acordo com a etapa, como pode ver na imagem abaixo.
Muito simples, certo? Essa é uma boa forma de focar em uma tarefa por vez, além de ter uma visão geral do que está acontecendo no dia a dia de todos.
7. Saiba dar pausas
Pausas e produtividade andam juntas, mesmo que para muitos uma não tenha relação com a outra. A verdade é que trabalhar de forma imparável é um mito — sim, nada de “trabalhe enquanto eles dormem”!
Sabemos que o dia a dia do cirurgião-dentista não é fácil e que essa é uma carreira que requer muita dedicação, entretanto, entregar-se 100% ao expediente, sem pensar em momentos de descanso, é extremamente prejudicial para a saúde mental e física.
Consequentemente, será impossível trabalhar. Portanto, permita-se dar pausas curtas entre os atendimentos para espreguiçar-se, fazer alongamentos, tomar um café e, até mesmo, fechar os olhos.
Esses momentos de intervalo vão ajudar você se sentir mais disposto para continuar os próximos atendimentos.
8. Treine bem a sua equipe
Trabalhar de forma harmoniosa requer uma equipe conectada e, para isso, o treinamento é essencial. Alguns consultórios pecam em não criarem processos para isso, ou simplesmente não olhar com tanta atenção. A nossa dica é levar o processo de aprendizado do seu time como prioridade.
Quando todos sabem exatamente o que precisam fazer, mais rápido se tornam autônomos e, como consequência, problemas e decisões deixam de ficar centralizados em você e são divididos.
Por isso, prepare os seus colaboradores de acordo com as necessidades da rotina, mas também focando no desenvolvimento deles, para que sintam-se incentivados em suas tarefas.
A gestão em odontologia para tornar o ambiente de trabalho mais produtivo pode ser algo simples, como vimos até aqui. Entretanto, para que dê certo, é necessário levar a sério os processos e, como dissemos, ter o time preparado para também lidar com eles.
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