O seu consultório trabalha com a ficha de paciente no formato físico? Para algumas clínicas, esse meio funciona muito bem, mas para que isso aconteça é crucial ter uma excelente organização. Existem alguns métodos que podem ajudar e, neste conteúdo, vamos explorar técnicas e dicas para manter tudo em ordem. Boa leitura!
Aspectos legais das fichas de paciente
Antes de começarmos a nos aprofundar na parte da organização, é importante compreender que existem aspectos legais em relação ao prontuário e outros documentos do paciente. Isso ressalta o quão necessário é guardar tudo com muito cuidado!
O Código de Ética Odontológica, no artigo 17, prevê que “é obrigatória a elaboração e manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, seja de forma física ou digital”.
A documentação é importante para resguardar o dentista em caso de disputas judiciais, para servir de histórico de tudo o que está sendo feito com o paciente e, até mesmo, auxiliar na identificação de indivíduos mortos em acidentes e com o corpo irreconhecível.
O Conselho Federal de Odontologia (CFO) afirma que o prontuário pertence ao paciente, embora fique sob a guarda do dentista. Sobre o tempo em que este documento deve ficar guardado, o órgão dá o prazo de, no mínimo, dez anos após o último comparecimento do indivíduo ao consultório.
Como organizar fichas de pacientes odontológicos?
Agora que você já conhece as questões legais, é importante encontrar os melhores tipos de arquivos, assim como métodos de organização para a sua clínica.
Lembre-se que a sua escolha deve ser baseada em três critérios:
- Armazenagem: os documentos devem ficar fáceis de classificar.
- Integridade: as fichas necessitam de boa conservação, para não rasgar, perder ou amassar.
- Conservação: garantir que o conteúdo do arquivo não seja prejudicado e fique sempre fácil de ler e analisar.
Veja o passo a passo da organização!
1. Separe por tipos de arquivos
Você sabia que arquivos podem ser classificados por tipos diferentes? Pois bem, essa é uma dica de secretariado que deve ser aplicada dentro da clínica para melhorar a organização.
Os tipos de arquivos são:
- Ativo: contém documentos utilizados frequentemente, como os de pacientes em tratamento e que visitam o consultório constantemente.
- Inativo: aqui ficam as fichas que não são consultadas com frequência, como as de ex-pacientes dentro do período de dez anos.
- Histórico: memória da empresa.
2. Selecione o sistema de arquivo que mais faz sentido
A escolha do sistema também importa, justamente porque ele vai ajudar a organizar melhor o fluxo de trabalho e, até mesmo, manter a segurança e o sigilo dos dados dos pacientes.
Há o sistema centralizado, que é aquele em que todos os documentos ficam guardados em um único lugar e há uma pessoa responsável por eles, por exemplo a secretária. Toda vez que o dentista necessita de ter acesso a uma ficha, ele solicita ao responsável.
Dentro desse método é possível manter um controle maior de cada documento e é uma boa pedida para evitar que fique uma bagunça ou algo seja perdido.
No sistema descentralizado, cada pessoa tem o seu arquivo. Ou seja, o dentista possui os próprios documentos, a recepção outros, e por aí vai.
3. Analise quais tipos de pastas ou materiais vão ser usados
Existem diferentes formas de arquivar os documentos do seu paciente. Talvez você já tenha testado algumas, mas o importante é partir da escolha deste ponto para começar uma boa organização. Vamos conhecer!
Envelopes
Esse é um tipo de arquivo muito simples e pode ser uma boa ideia para quem está começando o consultório, tem uma cartela de pacientes mais reduzida e ainda não consegue investir em materiais de escritório para organização.
Aqui não há muito segredo: cada envelope equivale a um paciente. Se for escolher este tipo, lembre-se de etiquetar e deixar o nome do cliente fácil de acessar.
Pastas
Existem inúmeros modelos de pastas e elas podem ser arquivos muito seguros, já que protegem bem os documentos e ainda ajudam a evitar que você perca qualquer coisa.
Aqui, vale escolher o modelo que mais se adequa a sua necessidade, sempre considerando a quantidade de papéis que você guarda de cada paciente.
Pasta AZ
A pasta AZ é semelhante a um fichário mas, no interior, tem folhas de plástico. Nesse tipo de arquivo, cada saquinho corresponde a um paciente, ou seja, tudo que diz respeito a essa pessoa ficará nessa unidade. É uma boa ideia de organização para quem tem um consultório menor.
Pasta suspensa
Arquivos como pasta suspensa se adaptam a qualquer tamanho de clínica: as grandes podem contar com armários, enquanto as menores investem em suportes e caixas próprias para esse tipo de material.
Essa pasta é muito fácil de trabalhar, é segura e permite uma organização impecável, já que, visualmente, é mais tranquilo de encontrar o que se procura.
4. Escolha o método de arquivamento
Agora, chegou a etapa de decidir qual será o método para arquivar as fichas dos pacientes. Essa fase é importante, pois ela vai definir a facilidade de encontrar esses documentos. Confira quais são as técnicas!
- Alfabética: as pastas são abertas pelo nome do paciente, do cirurgião-dentista responsável, da especialidade, assunto específico etc.
- Numérico: para clínicas que separam as pastas por diversos assuntos, vale criar um índice em números para facilitar na hora de acessar o que deseja.
- Alfanumérico: combinação de letras e números.
Rotina de organização
Tão importante quanto encontrar um método e o melhor tipo de material é construir uma rotina de organização. É por meio desse cuidado que você garante a segurança de todos os documentos, assim como a praticidade na hora de buscar.
A dica é tirar um dia da semana para mexer somente nos arquivos. Nesse momento, você confere tudo o que precisa ser feito, que são os seguintes passos:
- Ler toda a documentação para saber do que se trata.
- Classificar de acordo com o método adotado pelo consultório.
- Reunir todos os documentos relacionados a essa pasta.
- Colocar em uma pasta, adicionar etiquetas, furar se for necessário etc.
- Por último, guardar conforme as práticas adotadas pelo consultório.
Outros cuidados que devem ser tomados é não deixar as gavetas ficarem abarrotadas de pastas, justamente para evitar a desorganização e preservar a integridade do material. Evite usar clipes e prefira grampear ou usar marcadores de plástico, pois não enferrujam com o tempo. Se encontrar papéis rasgados, substitua-os ou, se não for possível, cole com fita adesiva.
Por último, para evitar que algum documento seja perdido, faça uma tabela para ser assinada, com nome e data,toda vez que alguém pegar alguma ficha.
Você já sabe como organizar fichas de paciente, agora, é o momento de colocar a mão na massa e começar a modificar a realidade do seu consultório para torná-lo um ambiente mais seguro e arrumado.
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